Das Jahr neigt sich dem Ende zu – Zeit für einen Ausblick in das nächste! Was wird das Jahr 2022 wohl für uns im Bereich Digitalisierung bereit halten? Welche digitalen DMS-Trends werden uns begegnen?
Wir wagen eine kleine Prognose, auf der Basis unserer beobachteten Entwicklungen. Mal gucken, ob wir den sechsten Sinn haben und 6 Trends akkurat vorhersagen können. Dann geht es jetzt trendlich los!
Das papierlose Büro
Starten wir mit etwas Offensichtlichem: Jeder hat inzwischen vom papierlosem Büro gehört oder bereits schon dazu gewechselt.
Aber beginnen wir bei den Basics, was ist das papierlose Büro genau? Kurz gesagt heißt das einfach, dass jegliche Prozesse, welche Papier enthalten (etwa im Personalwesen oder in der Ein-und Ausgangsrechnungsverarbeitung) digitalisiert werden. Das funktioniert am Besten durch den Wechsel zu einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Cloud, dort können Dokumente digital verarbeitet, ausgelesen und archiviert werden. Und das alles natürlich revisionssicher und nach rechtlichen Vorgaben.
Die Vorteile davon? Das papierlose Büro bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis und ermöglicht einfach mehr Effizienz: Denn wie viel Zeit müssen Ihre Mitarbeiter für Verwaltungsaufgaben aufwenden, wenn sie im Papierchaos Dokumente suchen, verarbeiten und verfolgen müssen? Mit einem DMS fällt das weg und es wird so Zeit für wichtigere Aufgaben freigeräumt. Zusätzlich wird mobiles Arbeiten erleichtert und Homeoffice ist so gar kein Problem mehr.
Wer also noch nicht auf digital umgestiegen ist, dem legen wir ans Herzen das Papier loszuwerden und papierlos zu werden.
Fazit: Der Trend zum papierlosem Büro ist immer noch stark im Kommen – und wir sagen, dass es keine Anzeichen für ein baldiges Enden gibt. Auch in 2022 heißt es Schluss mit verzetteln in der Zettelwirtschaft.
Die Digitale Personalakte
Alle Aktung, das Personalwesen digitalisiert sich.
Ja, generell ist Digitalisierung dabei in die Büros einzuziehen. Besonders viel Interesse konnten wir in den letzten Monaten allerdings im Personalwesen feststellen – die digitale Personalakte ist gerade sehr gefragt. Denn ein bedeutender Schritt auf dem Weg zur digitalen Personalarbeit ist die Einführung der digitalen Personalakte. Nur wenn Personalunterlagen der Beschäftigten elektronisch vorliegen, kann die HR-Abteilung effizient arbeiten.
2021 hat uns gelehrt – es ist Zeit für mehr Sicherheit und Flexibilität in 2022. Die digitale Personalakte kann das bieten.
(Noch) mehr Funktionalität
DMS mit NOCH mehr Funktionen. Die Basics der Dokumentenarchivierung im DMS bleiben natürlich erhalten, doch mittlerweile kann das DMS noch weit mehr und ist der Grundbaustein für die Digitalisierung von Unternehmen. Von der Eingangsrechnungsverarbeitung (ecm:one Invoices), der Ausgangsrechnungsverarbeitung (ecm:one ERP documents) über die digitale Personalakte (ecm:one Digitale Personalakte) und das Workflowmanagement: All das kann mittlerweile vom DMS erwartet werden.
Und selbst das reicht uns nicht: in 2022 soll das DMS und unsere Lösungen noch mehr Funktionen bekommen. Fokus liegt dabei vor allem auf dem integrierten Zahlungsmodul bei der Eingangsrechnungsverarbeitung, was mit direkte Bezahlung mit SEPA erlaubt.
Customer Centricity
Kunde ist König: Costumer Centricity bedeutet der User wird direkt mit einbezogen.
Für uns heißt das, dass das die Wünsche und das Feedback der Kunden gehört, gesammelt und schließlich umgesetzt werdem.
Unsere Anwendungen im d.velop store sind standardisiert, also orientiert daran, wovon die meisten Unternehmen profitieren können.
Uns ist aber allerdings bewusst, dass es doch zu speziellen Anforderungen an unsere Lösungen kommen kann. Werden Wünsche geäußert wie weitere Schnittstellen oder extra Funktionen können unsere Lösungen tatsächlich oft angepasst werden. Damit wollen wir sicher stellen, dass unsere Kunden die bestmöglichste User Experience erfahren.
Warum ein Trend für 2022? Im letzten Jahr haben wir besonders gemerkt wie wichtig Customer Centricity ist und durch unsere Webinare konnten wir noch besser herauskristallisieren, was sich unsere Kunden vorstellen. Im nächsten Jahr wollen wir damit also lückenlos anschließen. Generell ist das ein wichtiger Trend für die Dienstleistungsbranche – denn von den Mitbewerbern hebt man sich durch guten Kundenservice am Besten ab.
Schnittstellen über Schnittstellen
Für die perfekte Integration unser Lösungen an eure Software ist besonders eines wichtig, die richtige Schnittstelle.
Das DMS ohne macht wenig Sinn. Kein Wunder also, dass das in 2022 nochmal mehr in den Fokus gerückt wird – zumindest bei uns.
Was das für euch heißt? Wenn ihr denkt eure Software ist nicht kompatibel mit unseren Anwendungen habt ihr euch geschnitten! Im nächsten Jahr wird sich da einiges tun und keine Sorge – wir machen unsere Lösungen für jeden zugänglich. Besonders unsere App Invoices for DATEV wird es nicht mehr nur für DATEV geben. Angefangen bei Microsoft Dynamics 365 Business Central und Exact werden nach und nach immer weitere Schnittstellen folgen. Ihr könnt gespannt sein!
Wir an eurer (Schnitt)Stelle würden diesen Trend im Auge behalten.
Vertragsmanagement
Contract Management – warum CON-tract wenn es so viele PROs hat?
In jedem Betrieb und in fast jeder Abteilung hat das Vertragsmanagement einen hohen Stellenwert. Verträge werden mit internen und externen Parteien aufgesetzt, von befugten Parteien unterzeichnet und müssen schließlich lückenlos überprüft werden. Beim Vertragsmanagement geht es also nicht nur um die reine Verwaltung von Verträgen. Eine leistungsfähige Vertragsmanagement-Software erleichtert es, neue Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten, vorhandene Inhalte schnell zu finden, Fristen einzuhalten und Verträge rechtssicher zu archivieren.
Kein Wunder, dass digitales Vertragsmanagement immer beliebter wird. Unsere Prognose: 2022 wird das Vertragsmanagement ein neues Hoch erreichen.
Zumindest bei uns in der ecm:one, denn wir haben da die ein oder andere Sache geplant für das nächste Jahr. Stay tuned.
Ganz gleich, ob wir mit unseren Prognosen richtig liegen oder nicht – wir freuen uns so oder so auf das nächste Jahr mit euch. Denn eines ist uns natürlich ganz klar, ihr als unsere Kunden liegt für uns immer im Trend.
Zusammen sorgen wir immer für das Happy (Tr)end.
