Blitz­schnell in die digi­tale Perso­nal­akte starten

Über­quel­lende Akten­schränke, Papier­berge und Schrank­meter über Schrank­meter – Wer kann da noch den Über­blick behalten? Zeit für eine Verän­de­rung. Sagen Sie Tschüss zum Akten­chaos und verwalten Sie Ihre Perso­nal­do­ku­mente ab sofort in digi­talen Perso­nal­akten – der funda­men­tale Schritt in Rich­tung eines modernen, papier­losen und digi­ta­li­sierten HR-Manage­ment. Ihr opti­maler Einstieg: Die Digi­tale Perso­nal­akte für DATEV der ecm:one.

Nach der Altak­ten­über­nahme können Sie als Basis einfach auf den inte­grierten Akten­plan zurück­greifen, der sich auch jeder­zeit indi­vi­duell an Ihre Bedürf­nisse anpassen lässt. Dank der einzig­ar­tigen Schnitt­stelle zu DATEV werden Ihre Stamm­daten in sekun­den­schnelle zu geord­neten Akten ange­legt. Auch die Anbin­dung an weitere HR Systeme, wie z.B. SAGE ist möglich. Neue Doku­mente können ganz einfach über den über­sicht­li­chen Akten­de­ckel der rich­tigen Akte zuge­ordnet werden, so wird Ordnung in Ihrer Perso­nal­akten zum Kinder­spiel. Auch die Über­gabe Ihrer Doku­mente aus dem Archiv an DATEV ist möglich.

Ab jetzt von überall und jeder­zeit parallel auf Ihre vertrau­li­chen Doku­mente zugreifen können? Kein Problem. In das digi­tale Doku­men­ten­ma­nage­ment starten – sicher und unkom­pli­ziert mit der ecm:one.

Digi­taler Aktenplan

Mit dem Best-Prac­tice Akten­plan der ecm:one gelingt der Einstieg in Ihr digi­tales Perso­nal­ma­nage­ment ohne Probleme. Der Akten­plan umfasst alle wich­tigen Perso­nal­do­ku­mente, von Gehalts­ab­rech­nungen bis hin zu den Sozi­al­ver­si­che­rungs­un­ter­lagen. Damit kann der Start in Sekun­den­schnelle erfolgen.

Ihnen fehlen Doku­ment­arten oder Sie möchten den Plan umstruk­tu­rieren? Kein Problem – Ände­rungen sind schnell einge­pflegt und Sie können mit Ihrem ganz indi­vi­dua­li­sierten Plan arbeiten.

 

Für weitere Infor­ma­tionen schauen Sie gern in unsere Broschüre für Digi­tale Aktenpläne:
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Digi­taler Akten­de­ckel – die schnelle Art Doku­mente abzulegen

Mit dem digi­talen Akten­de­ckel gelingt die Akten­pflege spie­lend. Er ersetzt das klas­si­sche Akten­system mit Tren­nern und Regis­tern, das Sie aus Ihren Papier­akten kennen. Dazu müssen Sie die Doku­mente nicht mehr manuell einsor­tieren, sondern digital per Drag’n’Drop auf dem Deckel fallen lassen oder aus dem Datei­system auswählen und schon werden die Doku­mente in der passenden Akte und Kate­gorie revi­si­ons­si­cher abgespeichert.

Der Zugriff auf die Akten ist durch Berech­ti­gungen strikt gere­gelt. Eine hohe Daten­si­cher­heit und Konfor­mität mit der DSGVO, GoBD und weiteren Steu­er­ge­setzen ist somit gegeben und lässt Sie mit ruhigem Gewissen arbeiten. 

Für weitere Infor­ma­tionen schauen Sie gern in unsere Broschüre für die DropZone:

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ERP Inte­gra­tion – DATEV und mehr

Die Anlie­fe­rung von Ihren wieder­keh­renden, homo­genen Perso­nal­do­ku­menten ist dank auto­ma­ti­scher Über­gabe aus DATEV möglich. Homo­gene Doku­mente haben stets den glei­chen Aufbau und können daher mit unserer App ecm:one ERP docu­ments auto­ma­ti­siert ausge­lesen werden. 

Auch das Anlegen Ihrer bereits vorhanden Perso­nal­akten aus DATEV ist in Sekunden erle­digt und Sie können sofort mühelos in die Arbeit starten. Das paral­lele Arbeiten in DATEV und ihrem Doku­men­ten­ma­nage­ment­system wird mit dem ecm:one HotKey weiter verein­facht: Springen Sie per ShortCut einfach aus Ihrer HR-Soft­ware direkt in Ihre digi­talen Perso­nal­akten. Wir unter­stützen nicht nur DATEV: Auch andere HR oder ERP-Systeme, wie z.B. Sage lassen sich problemlos anbinden.

Für weitere Infor­ma­tionen schauen Sie gern in unsere Broschüre für ERP documents:

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Features, die begeis­tern

Scannen von Altakten

Der Aufbau eines Altak­ten­ar­chivs gehört beim Start in ein digi­tales Doku­men­ten­ma­nage­ment­system oft mit dazu. Der Bestand an Akten wird dabei gescannt und in dem DMS abge­legt – inklu­sive Volltext-Durchsuchbarkeit.

Drag’n’Drop aus Outlook

Schrift­ver­kehr per E‑Mail mit den eigenen Mitar­bei­tern gehört zum Tages­ge­schäft. AU’s, Urlaubs­an­träge oder Termin­an­fragen werden oft über Outlook (oder andere Mail Programme gesendet. Auf den digi­talen Akten­de­ckel kann dabei die ganze Mail fallen gelassen werden – die E‑Mail inklu­sive aller Anhänge werden dabei archi­viert und so der gesamte Vorgang in einem Schritt dokumentiert.

HotKey aus DATEV

Das paral­lele Arbeiten in Ihrem HR-Programm wie DATEV und den digi­talen Akten im Doku­men­ten­ma­nage­ment­system ist dank schneller ShortCut Such­funk­tionen möglich. Einfach im HR System die gesuchte Akte markieren, Shortcut drücken und schon wird die gesuchte Akte in d.velop docu­ments aufgerufen.

Intel­li­gente Arbeitsabläufe

Ob ein Bewer­bungs­ver­fahren läuft, bereits ein passender neuer Mitar­beiter gefunden wurde, eine elek­tro­ni­sche Unter­schrift benö­tigt wird oder eine Frist für einen auslau­fenden Arbeits­ver­trag einge­stellt werden soll: Die Ober­flä­chen von d.velop docu­ments und der Perso­nal­akte verein­fa­chen und verkürzen den Zeit­auf­wand enorm!

Sicher­heit und Datenschutz

Per Berech­ti­gungs­ver­gabe durch einen Admi­nis­trator werden Berech­ti­gungen für die Diszi­plinen Anschauen, Bear­beiten und Löschen genau defi­niert. Der Zugriff kann für eine Gruppe, wie z.B. “Personal” oder “Buch­hal­tung” oder einzelne User vergeben werden.

Sichere Basis – d.velop documents

Das digi­tale Perso­nal­ma­nage­ment baut auf dem Doku­men­ten­ma­nage­ment d.velop docu­ments auf. Die Inte­gra­tion fügt sich nahtlos in das bekannte DMS ein und bietet höchste Bedienungsfreundlichkeit.



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    Spre­chen Sie uns gerne direkt per Kontakt­for­mular, E‑Mail oder ganz unkom­pli­ziert per Telefon unter +49 251 2024703–0 an. Wir zeigen Ihnen gerne in einem persön­li­chen Gespräch was möglich ist und wie unkom­pli­ziert ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­system mit dem Schwer­punkt Personal einzu­richten ist.

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    Digi­tale Perso­nal­akte für DATEV

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