Digital Office Management – Die volle Portion Organisation und Digitalisierung für Ihr digitales Büro
Akten verwalten, Dokumente ablegen, Termine und Mails erstellen und Vorlagen erstellen – alltägliche Aufgaben in Büros, die Zeit kosten, oft von Medienbrüchen geprägt sind und ein hohes Maß an Organisation verlangen. Mit dem Digital Office Management werden diese alltäglichen Aufgaben für Sie zu leichten und schnell abgearbeiteten To Do’s.
Egal ob im Sekretariat, in der Fachabteilung oder für den Einzelkämpfer, egal ob Projekt‑, Vertrags‑, Personal- oder Mandatsakten: Das Digital Office Management bietet die richtige Unterstützung für alle Geschäftsprozesse und gestaltet das Arbeiten leichter!
Vorlagenmanagement – Dokumente erstellen per Klick
Mit dem Template Management können Dokumente mit einem Klick aus Vorlagen erstellt werden. Die Erstellung erfolgt direkt in der passenden Akte und die Vorlagen füllen sich automatisch mit den Informationen der spezifischen Akte. Vorlagen können im Office Format Word, Excel und PowerPoint hinterlegt werden und können nach dem Erstellen direkt im Browser weiter bearbeitet werden.
Das Erstellen von Vorlagen in der Akte spart Zeit, die benötigten Dokumente liegen genau da bereit, wo sie benötigt werden und das automatische Ausfüllen mit den aktenspezifischen Eigenschaften erleichtert das Ausfüllen weiterhin.
DropZone – Digitaler Aktendeckel
Ihnen steht ein digitaler Aktendeckel in Form der DropZone zur Verfügung über den alle, in d.velop documents genutzten Belege, archiviert werden können. Das Hochladen kann dort easy per Drag & Drop stattfinden. Einfach das Dokument auf das Ablagefeld fallen lassen und dadurch automatisch hochladen. Der Aktendeckel ordnet die Dokumente automatisch über die Vorgangsnummer (z.B. Kunden‑, Lieferanten‑, Auftrags- oder Bestellnummer) zu. Zusätzlich kann das Dokument auch durch das Senden an eine zentrale E‑Mail Adresse angeliefert werden oder über die ecm:one FileShare- Schnittstelle.
Office Integration – Termine und Mails schnell erstellt
Mit der Integration in Microsoft Office können Termin und Mails direkt an einer Akte erstellt werden. Nachfragen zu Dokumenten und Terminerstellungen für Besprechungen werden so in wenigen Klicks eingestellt und nehmen Ihnen viele organisatorische Aufgaben ab.
Wir bieten das Office Management in verschiedenen Varianten an – von der einzelnen Aktenablage, über eine Erweiterung mit dem Vorlagenmanagement bis hin zu unserer beliebtesten App – dem Digital Office Management
Features, die begeistern
HotKey
Mit dem HotKey wird systemübergreifendes Arbeiten einfach gestaltet – per Klick können Vorgangsnummern aus Ihrem ERP System, Mail Postfach oder anderen Systemen markiert und direkt im DMS gesucht werden. So finden Sie die dazugehörigen Akten in sekundenschnelle.
DropZone
Der digitale Aktendeckel, die ecm:one DropZone, kann so konfiguriert werden, wie Sie es für Ihre Akten benötigen. Sie können alle Dokumente, wie z.B. PDF, Mails, Mails mit Anhängen, Excel und viele mehr, per Drag’n’Drop hochladen. Diese Dokumente werden sofort der richtigen Kategorie und Akte zugeordnet.
Digitale Signatur
Neu erstellte oder eingegangene Dokumente können mit einer digitalen Signatur versehen werden. Dabei stehen verschiedenen Signaturlevel bereit, die sowohl intern als auch extern genutzt werden können.
Eine einfache Unterschrift kann direkt ohne Unterschriftenumlauf auf dem Dokument aufgebracht werden, z.B. zur Kenntnissannahme von Informationen.
Bearbeitungsworkflow
Der Bearbeitungsworkflow besteht aus kann entweder ad hoc oder später gestartet werden.
Sicherheit und Datenschutz
Per Berechtigungsvergabe durch einen Administrator werden Berechtigungen für die Disziplinen Anschauen, Bearbeiten und Löschen genau definiert. Der Zugriff kann für eine Gruppe, wie z.B. “Buchhaltung”, “Produktion” oder einzelne User vergeben werden.
Sichere Basis – d.velop documents
Das digitale Auftragsmanagement baut auf dem Dokumentenmanagement d.velop documents auf. Die Integration fügt sich nahtlos in das bekannte DMS ein und bietet höchste Bedienungsfreundlichkeit.
Digital Office Management: Die Zukunft der Büroorganisation
Melden Sie sich zu unserem Webinar an und bekommen Sie einen exklusiven Einblick in die Möglichkeiten des Digital Office Management. Lassen Sie sich in unserem Webinar inspirieren von Features, die Ihr Büro Stück für Stück effizienter machen und den Büroalltag erleichtern.
