Purchase-to-Pay – perfekt verbunden zwischen ERP und DMS

Digi­ta­li­sieren und Auto­ma­ti­sieren Sie Ihren Einkauf: Von der Bestell­pla­nung bis hin zur Bezah­lung! Mit dem digi­talen Beschaf­fungs­work­flow der ecm:one beschleu­nigen Sie Ihre internen Prozesse und sparen somit wert­volle Zeit und Geld.

Mit der Größe des Unter­nehmen wachsen Prozesse deren Komple­xität. Eine stei­gende Mitar­bei­ter­zahl, Hier­ar­chie­stufen und Abtei­lungen – überall gibt es Anfor­de­rungen und Wünsche, die koor­di­niert, entschieden und admi­nis­trativ abge­ar­beitet werden. Dies bedeutet neben einem hohen Planungs- und Abspre­chungs­auf­wand, auch viel Zeit, die inves­tiert werden muss.

Mit einer digi­talen Lösung, die die unter­schied­li­chen Systeme verbindet und somit durch­gän­gige & schnelle Prozess fördert, lassen sich diese Heraus­for­de­rungen bewäl­tigen. Um diese umsetzen zu könne, empfiehlt sich eine ganz­heit­liche Analyse des aktu­ellen Prozesses und der Wunsch­vor­stel­lung – so kann der aktu­elle Prozess direkt verschlankt, notwen­dige Schritte hinzu­ge­fügt und ganz­heit­lich opti­miert werden.

Weitere Infor­ma­tionen:

Was ist Purchase-to-Pay?

Der Purchase to Pay-Prozess, auch bekannt als Procure to Pay-Prozess oder Einkauf bis Bezah­lung-Prozess, umfasst eine Reihe von Schritten im Unter­nehmen, die von der Beschaf­fung bis zur Rech­nungs­zah­lung reichen. Er beginnt mit der Bedarfs­mel­dung, geht über Bestel­lung, Auftrags­be­stä­ti­gung und Liefe­rung und endet bei der Rech­nungs­ver­ar­bei­tung. Dieser Prozess opti­miert die Beschaf­fung und Zahlung von Waren und Dienst­leis­tungen und gewähr­leistet deren termin­ge­rechte Liefe­rung und Bezahlung.

Ein Unter­nehmen benö­tigt den Purchase-to-Pay Prozess, um eine effi­zi­ente und trans­pa­rente Abwick­lung des Beschaf­fungs- und Zahlungs­vor­gangs zu gewähr­leisten. Hier sind einige Gründe, warum ein solcher Prozess wichtig ist:

  1. Kosten­kon­trolle: Durch den Purchase-to-Pay Prozess kann das Unter­nehmen den Beschaf­fungs­pro­zess über­wa­chen und Kosten kontrol­lieren. Es ermög­licht die Fest­le­gung von Budgets, die Über­prü­fung von Preisen und Verhand­lungen mit Liefe­ranten, um wett­be­werbs­fä­hige Preise zu erzielen.
  2. Effi­zienz: Der Prozess opti­miert den Work­flow, indem er klare Schritte und Verant­wort­lich­keiten fest­legt. Dadurch wird die Durch­lauf­zeit von der Bestel­lung bis zur Bezah­lung verkürzt, Fehler mini­miert und eine reibungs­lose Zusam­men­ar­beit zwischen den betei­ligten Abtei­lungen gewährleistet.
  3. Trans­pa­renz und Compli­ance: Der Purchase to Pay-Prozess stellt sicher, dass alle Akti­vi­täten nach­voll­ziehbar sind. Von der Bedarfs­mel­dung bis zur Rech­nungs­ver­ar­bei­tung werden alle Schritte doku­men­tiert und ermög­li­chen eine prüf­bare und rechts­kon­forme Beschaffung.
  4. Liefe­ran­ten­ma­nage­ment: Durch den Prozess kann das Unter­nehmen eine geord­nete Zusam­men­ar­beit mit Liefe­ranten aufbauen. Es erleich­tert die Auswahl und Bewer­tung von Liefe­ranten, Verhand­lungen von Verträgen und die Über­wa­chung der Liefer­leis­tung, um die Qualität und Zuver­läs­sig­keit der gelie­ferten Produkte sicherzustellen.
  5. Liqui­di­täts­ma­nage­ment: Der Purchase-to-Pay Prozess ermög­licht eine bessere Planung und Steue­rung der Zahlungs­ströme. Das Unter­nehmen kann die Fällig­keiten von Rech­nungen über­wa­chen, früh­zeitig Zahlungen vorbe­reiten und dadurch eine opti­male Liqui­di­täts­po­si­tion sicherstellen.

Insge­samt trägt der Purchase-to-Pay Prozess dazu bei, den Beschaf­fungs- und Zahlungs­vor­gang effi­zi­enter, trans­pa­renter und kontrol­lier­barer zu machen.  Durch eine struk­tu­rierte Abwick­lung können Unter­nehmen Kosten senken, Risiken mini­mieren und die betrieb­liche Leis­tung verbessern.

Kurzum: Alles! Das DMS ist dank digi­taler Akten und einem dazu­ge­hö­rigen indi­vi­dua­li­sier­baren Akten­plans in jedem Unter­nehmen einsetzbar. Digi­tale Akten sind genauso aufge­baut wie die klas­si­sche Papier­akte. Alles an einem Ort gesam­melt, beschriftet und geordnet. Die Vorteile: Mobiler Zugriff, Schutz vor Natur­ge­walten und Nach­ver­fol­gung, wer welche Ände­rungen vorge­nommen hat. Digi­tale Akten gibt es in jeder Form: Perso­nal­akten, Kunden- und Liefe­ran­ten­akten, Mitglie­der­akten, Pati­en­ten­akten und viele mehr! So indi­vi­duell wie Ihr Unternehmen.

Bestel­lung anstoßen

Der Bedarf kann direkt in Micro­soft Dyna­mics 365 Busi­ness Central oder in einem freien Formular im DMS doku­men­tiert werden. Die Bestel­lung kann dabei z.B. aufgrund von nied­rigem Lager­be­stand, Verträgen oder fehlendem (Büro-)Material ange­stoßen werden.

Schnitt­stel­len­ma­nage­ment

Gute Verbin­dungen sind das A und O: Das Schnitt­stel­len­ma­nage­ment verbindet Ihr Micro­soft Dyna­mics 365 BC mit dem Doku­men­ten­ma­nage­ment d.velop docu­ments – Bestell­in­for­ma­tionen, Stamm­daten und Buchungs­daten werden in Echt­zeit synchronisiert.

Geneh­mi­gungs­work­flow

Nach der Über­tra­gung der Bestel­lung an das DMS wird auto­ma­tisch der 4- oder 6‑Augen Work­flow gestartet, in dem alle benö­tigten Infor­ma­tionen und Entschei­dungen zu der Bestel­lung inte­griert und doku­men­tiert werden. Nach der Entschei­dungs­fin­dung wird diese an Micro­soft Dyna­mics zurück übergeben.

Der gesamte Purchase-to-Pay Prozess im Überblick

So oder so ähnlich kann ein intel­li­genter, trans­pa­renter und effi­zi­enter Beschaf­fungs­work­flow auch bei Ihnen ablaufen. Durch­dacht vom Anfang bis zum Ende und für jede Frage­stel­lung eine Lösung parat:

Über den doku­men­tierten Bedarf in Busi­ness Central wird über einen digi­talen Antrag inkl. Bestell und Beschaf­fungs­akte der Frei­gabe Prozess gestartet. Mit einem 4 Augen Work­flow wird der Bedarf gegen markt und histo­ri­sche Preise geprüft, die Budgets gesichtet und final die Beschaf­fungs­ent­schei­dung getroffen. Die Echt­zeit Synchro­ni­sie­rung der Bestell­an­for­de­rungen, der Entschei­dungen und der dabei entste­henden Doku­mente, wie z.B. Ange­bote, Auftrags­be­stä­ti­gungen, Liefer­scheine und Rech­nungen sorgen dabei für einen trans­pa­renten und schnellen Prozess und Mini­mieren die Prozess und Einkaufs­kosten. Die Verar­bei­tung der abschlie­ßenden Rech­nung in der digi­talen ERV der ecm:one rundet den Prozess bis hin zur Bezah­lung ab wenn alles passt, dann wird der Vorgang auto­ma­tisch gebucht. Von der ersten Bestell­idee bis zur Bezah­lung inner­halb der Skon­to­frist finden alle Schritte in einem schnellen, digi­talen und durch­gän­gigen Prozess statt!

Von der Beschaf­fung bis zur Bezah­lung – Blick ins System

Einfach mal schauen, wie es aussehen kann. Das können Sie hier mit unserem “Blick ins System” – wir stellen typi­sche Schritte im P2P Prozess dar und zeigen, wie einfach diese abge­ar­beitet werden können. Dies ist nur ein kleiner Einblick – gerne zeigen wir Ihnen in einer Live-Präsen­ta­tion tiefer­ge­hende Funk­tionen. Wussten Sie schon? Testen Sie alle Funk­tionen für 4 Wochen kostenlos – so bekommen Sie direkt von Anfang an ein Gefühl für die digi­tale Arbeit, die Soft­ware und die Funktionen.

Schnelles Hoch­laden

Der Bedarf kann direkt im Micro­soft Dyna­mics 365 Busi­ness Central doku­men­tiert werden. Hier können die ausge­han­delten Rabatte und Preise direkt berück­sich­tigt und der Work­flow im Doku­men­ten­ma­nage­ment gestartet werden.

Geneh­mi­gungs­work­flow

Der 4- oder 6‑Augen Geneh­mi­gungs­work­flow unter­stützt bei der trans­pa­renten Entschei­dungs­fin­dung und deren Doku­men­ta­tion. Hier können alle rele­vanten Infor­ma­tionen und Doku­mente ange­fügt werden. Die dort getrof­fene Entschei­dung wird zurück an das Micro­soft Dyna­mics 365 BC gesendet.

Über­sicht­liche Statistiken

Die Erken­nung der einge­henden Einkaufs­be­lege (Auftrags­be­stä­ti­gungen, Liefer­scheine, Rech­nungen) erfolgt in der App ecm:one Invoices. Die Posi­ti­ons­er­ken­nung, das Matching der erkannten Posi­ti­ons­daten mit den Bestell­daten, und die Über­gabe der Buchungs­daten inklusive!

Unsere Lösungen im Bereich Purchase-to-Pay

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Purchase-to-Pay for Micro­soft Dyna­mics 365 Busi­ness Central

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Purchase-to-Pay – Frei­form Bestellungen

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