Digitale Auftragsakte
Eine vollständige digitale Auftragsabwicklung, dabei alles auf einen Blick haben und standortunabhängig jederzeit darauf zugreifen? All das und vieles mehr erwartet Sie mit der digitalen Auftragsakte der ecm:one. Wir bieten Ihnen ein Rundumpaket zur Auftragsakte von der Auftragsbestätigung über den Lieferschein bis hin zur Rechnung – gut sortiert und revisionssicher zum höchsten Schutz Ihrer Aufträge.
Ihre Belege werden automatisiert in der passenden Akte archiviert und durchlaufen eine automatische Vollständigkeitsprüfung, welche Ihnen darlegt, ob relevante Dokumente wie beispielsweise die Rechnung noch fehlen. Einfach easy per Drag & Drop hochladen und branchenunabhängig einsetzbar unter Berücksichtigung der 10 jährigen Aufbewahrungsplicht (in d.velop documents) nach §147 AO.
ERP documents
Bei ecm:one ERP documents handelt es sich um die vollständige Archivierung aller homogenen Belege in Form von Ausgangsbelegen, Gehaltsabrechnungen oder Angeboten. Nach einmaliger Definition und Einrichtung des Beleglayouts laufen die im System hochgeladenen Belege automatisch durch und werden sofort archiviert und es besteht die zusätzliche Möglichkeit die Belege direkt vollständig kontiert an Ihren Steuerberater zu übergeben.
Durch die Vollständigkeitsprüfung von ERP documents wird automatisch die Vollständigkeit der Belge überprüft und dadurch fehlende Belege als auch Dubletten erkennen. Ihre Ausgangsbelege werden im Zusammenspiel mit d.velop documents GoBD-konform archiviert und die geforderte Aufbewahrungszeit von 10 Jahren wird garantiert.
DropZone – Digitaler Aktendeckel
Ihnen steht ein digitaler Aktendeckel in Form der DropZone zur Verfügung über den alle, in d.velop documents genutzten Belege, archiviert werden können. Das Hochladen kann dort easy per Drag & Drop stattfinden. Einfach das Dokument auf das Ablagefeld fallen lassen und dadurch automatisch hochladen. Der Aktendeckel ordnet die Dokumente automatisch über die Vorgangsnummer (z.B. Kunden‑, Lieferanten‑, Auftrags- oder Bestellnummer) zu. Zusätzlich kann das Dokument auch durch das Senden an eine zentrale E‑Mail Adresse angeliefert werden oder über die ecm:one FileShare- Schnittstelle.
ERP Integration – Lexoffice Schnittstelle
Wir bringen mit der ecm:one digitalen Auftragsakte nicht nur Ordnung in Ihre Aktenberge sondern haben mit Lexoffice auch die optimale Schnittstelle für Sie geschaffen. Dadurch lassen sich Ihre Belege in sekundenschnelle aus Lexoffice in die Digitale Auftragsakte übertragen und zusätzlich können weitere wichtige Dokumente easy per Drag & Drop mit anbinden und diese gemeinsam revisionssicher archivieren. Die Schnittstelle bietet Ihnen einen flexiblen Aktenplan, der auf Ihre Bedürfnisse und für die Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe angepasst werden kann. All das völlig ungebunden vom Standort – über den PC oder das Tablet – und jederzeit griffbereit.
Sie nutzen ein anderes ERP-System? – Gar kein Problem, Anbindungen an weitere Systeme sind oftmals ohne Probleme einzurichten!
Persönliche Erfahrungen – Meinungen unserer Kunden
doxx GmbH
“Mit diesem Produkt können wir viele standardisierte Ausgangsbelege automatisch, kostengünstig und ohne Aufwand ins DMS speichern. Einfach ein Template mit pixelgenauen Textpositionen definieren, mit Regex auf Korrektheit prüfen und zukünftig diese Dokumente automatisch verarbeiten.”
Oliver Menschick, IT-Projektmanager
Leonard Moos & Butzen GmbH
“Nicht zu viel versprochen – all unsere Ausgangsrechnungen und Wiegenoten werden seit 2 Monaten automatisch archiviert!”
Judith Janssen, Buchhaltung
Features, die begeistern
Direkter Zugriff
Sie können auf Ihre Auftragsakten direkt vom Dashboard Ihres d.velop documents Dokumentenmanagements zugreifen. So erhalten Sie stets schnell Überblick über offene und abgeschlossene Aufträge erhalten.
Digitaler Aktendeckel
Der digitale Aktendeckel, die ecm:one DropZone, kann so konfiguriert werden, wie Sie es für Ihre Akten benötigen. Sie können alle Dokumente, wie z.B. PDF, Mails, Mails mit Anhängen, Excel und viele mehr, per Drag’n’Drop hochladen. Diese Dokumente werden sofort der richtigen Kategorie und Akte zugeordnet.
Ablage ausgehender Dokumente
Die Ablage ausgehender Dokumente, wie z.B. Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, können per ERP documents automatisiert abgelegt werden. Die Dokumente werden automatisiert ausgelesen, bestehenden Akten per Vorgangsnummer zugeordnet oder bei nicht vorhandener Nummer neu erstellt.
Vollständigkeitskontrolle
Sind alle Dokumente in der Auftragsakte enthalten oder fehlt da noch etwas? Mit der integrierten Vollständigkeitskontrolle können Sie selbst definieren, welche Dokumente in eine Akte zwingend gehören, und können so Ihre Aufträge im Blick behalten.
Sicherheit und Datenschutz
Per Berechtigungsvergabe durch einen Administrator werden Berechtigungen für die Disziplinen Anschauen, Bearbeiten und Löschen genau definiert. Der Zugriff kann für eine Gruppe, wie z.B. “Buchhaltung”, “Produktion” oder einzelne User vergeben werden.
Sichere Basis – d.velop documents
Das digitale Auftragsmanagement baut auf dem Dokumentenmanagement d.velop documents auf. Die Integration fügt sich nahtlos in das bekannte DMS ein und bietet höchste Bedienungsfreundlichkeit.
