Digi­tale Auftragsakte

Eine voll­stän­dige digi­tale Auftrags­ab­wick­lung, dabei alles auf einen Blick haben und stand­ortu­n­ab­hängig jeder­zeit darauf zugreifen? All das und vieles mehr erwartet Sie mit der digi­talen Auftrags­akte der ecm:one. Wir bieten Ihnen ein Rundum­paket zur Auftrags­akte von der Auftrags­be­stä­ti­gung über den Liefer­schein bis hin zur Rech­nung – gut sortiert und revi­si­ons­si­cher zum höchsten Schutz Ihrer Aufträge.

Ihre Belege werden auto­ma­ti­siert in der passenden Akte archi­viert und durch­laufen eine auto­ma­ti­sche Voll­stän­dig­keits­prü­fung, welche Ihnen darlegt, ob rele­vante Doku­mente wie beispiels­weise die Rech­nung noch fehlen. Einfach easy per Drag & Drop hoch­laden und bran­chen­un­ab­hängig einsetzbar unter Berück­sich­ti­gung der 10 jährigen Aufbe­wah­rungsplicht (in d.velop docu­ments) nach §147 AO.

ERP docu­ments

Bei ecm:one ERP docu­ments handelt es sich um die voll­stän­dige Archi­vie­rung aller homo­genen Belege in Form von Ausgangs­be­legen, Gehalts­ab­rech­nungen oder Ange­boten. Nach einma­liger Defi­ni­tion und Einrich­tung des Beleglay­outs laufen die im System hoch­ge­la­denen Belege auto­ma­tisch durch und werden sofort archi­viert und es besteht die zusätz­liche Möglich­keit die Belege direkt voll­ständig kontiert an Ihren Steu­er­be­rater zu übergeben. 

Durch die Voll­stän­dig­keits­prü­fung von ERP docu­ments wird auto­ma­tisch die Voll­stän­dig­keit der Belge über­prüft und dadurch fehlende Belege als auch Dubletten erkennen. Ihre Ausgangs­be­lege werden im Zusam­men­spiel mit d.velop docu­ments GoBD-konform archi­viert und die gefor­derte Aufbe­wah­rungs­zeit von 10 Jahren wird garantiert. 

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Drop­Zone – Digi­taler Aktendeckel

Ihnen steht ein digi­taler Akten­de­ckel in Form der Drop­Zone zur Verfü­gung über den alle, in d.velop docu­ments genutzten Belege, archi­viert werden können. Das Hoch­laden kann dort easy per Drag & Drop statt­finden. Einfach das Doku­ment auf das Abla­ge­feld fallen lassen und dadurch auto­ma­tisch hoch­laden. Der Akten­de­ckel ordnet die Doku­mente auto­ma­tisch über die Vorgangs­nummer (z.B. Kunden‑, Lieferanten‑, Auftrags- oder Bestell­nummer) zu. Zusätz­lich kann das Doku­ment auch durch das Senden an eine zentrale E‑Mail Adresse ange­lie­fert werden oder über die ecm:one File­Share- Schnittstelle.

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ERP Inte­gra­tion – Lexof­fice Schnittstelle 

Wir bringen mit der ecm:one digi­talen Auftrags­akte nicht nur Ordnung in Ihre Akten­berge sondern haben mit Lexof­fice auch die opti­male Schnitt­stelle für Sie geschaffen. Dadurch lassen sich Ihre Belege in sekun­den­schnelle aus Lexof­fice in die Digi­tale Auftrags­akte über­tragen und zusätz­lich können weitere wich­tige Doku­mente easy per Drag & Drop mit anbinden und diese gemeinsam revi­si­ons­si­cher archi­vieren. Die Schnitt­stelle bietet Ihnen einen flexi­blen Akten­plan, der auf Ihre Bedürf­nisse und für die Opti­mie­rung Ihrer Arbeits­ab­läufe ange­passt werden kann. All das völlig unge­bunden vom Standort – über den PC oder das Tablet – und jeder­zeit griffbereit.

Sie nutzen ein anderes ERP-System? – Gar kein Problem, Anbin­dungen an weitere Systeme sind oftmals ohne Probleme einzurichten!

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ecm:one
Digi­tale Auftrags­akte für Lexoffice

Mehr Infor­ma­tionen im

d.velop store

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Digi­tale Auftrags­akte for your ERP

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Features, die begeis­tern

Direkter Zugriff

Sie können auf Ihre Auftrags­akten direkt vom Dash­board Ihres d.velop docu­ments Doku­men­ten­ma­nage­ments zugreifen. So erhalten Sie stets schnell Über­blick über offene und abge­schlos­sene Aufträge erhalten.

Digi­taler Aktendeckel

Der digi­tale Akten­de­ckel, die ecm:one Drop­Zone, kann so konfi­gu­riert werden, wie Sie es für Ihre Akten benö­tigen. Sie können alle Doku­mente, wie z.B. PDF, Mails, Mails mit Anhängen, Excel und viele mehr, per Drag’n’Drop hoch­laden. Diese Doku­mente werden sofort der rich­tigen Kate­gorie und Akte zugeordnet.

Ablage ausge­hender Dokumente

Die Ablage ausge­hender Doku­mente, wie z.B. Bestel­lungen, Auftrags­be­stä­ti­gungen, Liefer­scheine, können per ERP docu­ments auto­ma­ti­siert abge­legt werden. Die Doku­mente werden auto­ma­ti­siert ausge­lesen, bestehenden Akten per Vorgangs­nummer zuge­ordnet oder bei nicht vorhan­dener Nummer neu erstellt.

Voll­stän­dig­keits­kon­trolle

Sind alle Doku­mente in der Auftrags­akte enthalten oder fehlt da noch etwas? Mit der inte­grierten Voll­stän­dig­keits­kon­trolle können Sie selbst defi­nieren, welche Doku­mente in eine Akte zwin­gend gehören, und können so Ihre Aufträge im Blick behalten.

Sicher­heit und Datenschutz

Per Berech­ti­gungs­ver­gabe durch einen Admi­nis­trator werden Berech­ti­gungen für die Diszi­plinen Anschauen, Bear­beiten und Löschen genau defi­niert. Der Zugriff kann für eine Gruppe, wie z.B. “Buch­hal­tung”, “Produk­tion” oder einzelne User vergeben werden.

Sichere Basis – d.velop documents

Das digi­tale Auftrags­ma­nage­ment baut auf dem Doku­men­ten­ma­nage­ment d.velop docu­ments auf. Die Inte­gra­tion fügt sich nahtlos in das bekannte DMS ein und bietet höchste Bedienungsfreundlichkeit.

So gelingt der perfekte Start

Inner­halb des 4‑wöchigen kosten­losen Test­zeit­raums findet die Einrich­tung der digi­talen Auftrags­akte statt

sodass Sie bei Echt­start sofort loslegen können.
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