Tech­no­logie ist ganz klar der Faktor, der die digi­tale Trans­for­ma­tion vorwärts­treibt. Die Nutzung dieser neuen, tech­no­lo­gi­schen Möglich­keiten aller­dings hängt stark von der Akzep­tanz dieser Lösungen ab. Die digi­tale Trans­for­ma­tion geht also Hand in Hand mit einem gene­rellen Kultur­wandel, der jedes Unter­nehmen und jeden Mitar­beiter betrifft – und im Beson­deren das Perso­nal­ma­nage­ment. Das nimmt in diesem Prozess nämlich eine zentrale Rolle ein.

1. Warum ist die Digi­ta­li­sie­rung von HR-Prozessen von Bedeu­tung für Ihr Unternehmen?

Von dem Perso­nal­ma­nage­ment wird erwartet, dass es die Trans­for­ma­tion im Unter­nehmen aktiv begleitet. Das gilt für HR-interne Prozesse ebenso wie für jegliche anderen Abläufe im Unter­nehmen. HR-Mitar­bei­tern, als Bezugs- und Vertrau­ens­per­sonen, kommt hier die Aufgabe der Vermitt­lung entgegen.
Das kann aber nicht funk­tio­nieren, wenn die internen Prozesse der HR (Human Ressources) – von der Verar­bei­tung von Urlaubs­an­trägen bis zur Anpas­sung des Gehalts – noch gar nicht digi­ta­li­siert sind. Die Perso­nal­ab­tei­lung steht also selbst ganz vorne mit dabei, wenn es um Digi­ta­li­sie­rung geht.

2. Wo anfangen mit dem digi­talen HR-Management?

Unser Vorschlag: Bei der digi­talen Perso­nal­akte. Die Imple­men­tie­rung einer digi­talen Perso­nal­akte ist der funda­men­tale Schritt in Rich­tung eines modernen, papier­losen und digi­ta­li­sierten HR-Management.

Lassen Sie das Papier los – und werden Sie papierlos:

Wenn Perso­nal­akten in Papier­form geführt werden, treten eine Reihe von Problemen auf:
Papier­akten bean­spru­chen viel Platz, können jeweils nur von einer einzigen Person einge­sehen werden, und das Durch­forsten umfang­rei­cher Akten ist zeit­auf­wändig und umständ­lich. Eine einzige, benö­tigte Infor­ma­tion zu finden? Das kann zum abso­luten Zeit­fresser werden.
Auch in puncto Sicher­heit weisen Papier­akten große Schwä­chen auf: Der Schutz vor Zerstö­rung durch Feuer oder Wasser ist nur schwer zu gewähr­leisten, ebenso wie der Schutz sensi­bler Daten vor unbe­rech­tigtem Zugriff.
Der Wechsel in die digi­tale Perso­nal­akte scheint also durchaus der logi­sche, erste Schritt in Rich­tung HR-Digitalisierung.

3. Was genau gehört in die digi­tale Personalakte?

In der Praxis entscheidet der Arbeit­geber selbst, welche Unter­lagen in die Perso­nal­akte sollteN.
Hier einige häufig einge­setzte Beispiele zur Veranschaulichung:

  • Amtliche Doku­mente und Urkunden
  • Perso­nal­be­zo­gene- und Vertrags­un­ter­lagen: z.B. Bewer­bungs­un­ter­lagen, laufende Arbeits­ver­träge und persön­liche Informationen
  • Steuer- und Sozi­al­ver­si­che­rungs­un­ter­lagen: etwa Sozi­al­ver­si­che­rungs­do­ku­mente, Lohn­steu­er­be­schei­ni­gungen und Entgeltunterlagen
  • Sons­tiges, wie: AU-Beschei­ni­gungen, Urlaubs­an­träge oder Schrift­ver­kehr mit dem Mitarbeiter

4. Was sind die Vorteile der digi­talen Personalakte?

Mobiles Arbeiten

Der gleich­zei­tige Abruf einer Akte von verschie­denen Stand­orten aus wird unter­stützt – so können Mitar­beiter und die Perso­nal­ab­tei­lung bequem standort­über­grei­fend arbeiten. Von jedem Gerät aus: Ob Laptop oder Tablet. Home-Office wird so zum Kinder­spiel! Und auch im normalen Arbeits­alltag werden Prozesse beschleu­nigt und Warte­zeiten nahezu voll­ständig beseitigt.

Schnelles Suchen und Finden

Nicht nur verschwinden Akten­stapel aus dem Büro und sorgen für mehr Platz – es wird auch keine Zeit mehr damit verschwendet, sich im Akten­la­by­rinth zurecht­zu­finden. Mit der digi­talen Perso­nal­akte ist das Auffinden von Infor­ma­tionen einfach und schnell: Tasten­kom­bi­na­tion eingeben und dank der Voll­text­suche finden Sie sofort das Gesuchte in der rich­tigen Akte.

Fris­ten­ma­nage­ment

Die auto­ma­tisch Termin- und Fris­ten­über­wa­chung gehört zu den Haupt­funk­tionen, die die digi­tale Perso­nal­akte bieten kann. Beispiels­weise genügt ein Blick auf den Akten­de­ckel, um durch über­sicht­liche Grafiken an Fristen und fehlende Doku­mente erin­nert zu werden. Wird erkannt, dass die Frist eines Termins oder Vertrags erreicht ist, können auto­ma­tisch Folge­ak­tionen erfolgen. So macht etwa eine E‑Mail oder die To-Do-Liste auf die zu begut­ach­tende Akte aufmerksam und ein Work­flow kann direkt einge­leitet werden. Dead­lines verpassen? Das gehört damit in die Vergangenheit.

Daten­si­cher­heit – Na sicher.

Wie sensible Daten gehand­habt werden sollen, wird vom Bundes­da­ten­schutz­ge­setzt (BDSG) vorge­schrieben. Speziell geht es darum, wie und wie lange man Doku­mente archi­vieren darf, sowie wer diese einsehen und anpassen darf. Die wich­tigsten Punkte kompakt auf einem Blick:

  • Perso­nal­akten müssen digital durch Verschlüs­se­lung gesi­chert werden
  • Frei­gabe von Doku­menten nur an Dieje­nigen, die ein legi­times, berufs­be­dingtes Inter­esse haben
  • Perso­nen­daten und Unter­lagen müssen revi­si­ons­si­cher aufbe­wahrt werden
  • Ange­stellte müssen zu der elek­tro­ni­schen Aufnahme ihrer Daten einwilligen
  • Perso­nal­un­ter­lagen sind in der Regel für mindes­tens drei Jahre nach Been­di­gung des Arbeits­ver­hält­nisses aufzu­heben (Ausnahmen: Steu­er­recht: 6 Jahre; Für die Ermitt­lung des Betriebs­ge­winns erfor­der­liche Unter­lagen: 10 Jahre)

5. Wie funk­tio­niert die Umstel­lung auf die digi­tale Personalakte?

Die Vorteile der digi­talen Perso­nal­akte sind offen­sicht­lich – trotzdem haben viele Unter­nehmen den Absprung noch nicht gewagt. Die Gründe dafür können viel­fältig sein: Ob aus unbe­grün­deter Angst vor unkon­trol­lierten Daten­zu­griff oder doch aus zu viel Respekt vor dem anfäng­li­chen Aufwand der Doku­men­ten­di­gi­ta­li­sie­rung. Aber keine Sorge, die Umstel­lung kann viel leichter sein als anfäng­lich gedacht: mit der ecm:one Digi­talen Perso­nal­akte für DATEV.

Die vorkon­fi­gu­rierten Akten und Beleg­ka­te­go­rien sorgen für einen sanften Einstieg und bereits vorhan­dene digi­tale Doku­mente und Stamm­in­for­ma­tionen  können ganz einfach aus Ihrer HR-Soft­ware (wie etwa DATEV) über­nommen und zu orga­ni­sierten Akten zusam­men­ge­stellt werden.
Auch das Einpflegen neuer Perso­nal­do­ku­mente wird zum Klacks:
Peri­odisch anfal­lende Doku­mente, beispiels­weise Lohn- und Gehalts­ab­rech­nungen, können mit der inte­grierten App ecm:one ERP docu­ments auto­ma­tisch in der entspre­chenden Akte archi­viert werden.
Nicht einheit­liche Belege, welche unre­gel­mäßig auftreten, lassen sich per Drag’n’Drop mit Hilfe des über­sicht­li­chen Akten­de­ckels der ecm:one Drop­Zone ablegen. Der jewei­lige Doku­men­tentyp wird direkt über­nommen – und Ihre Perso­nal­akte ist auf dem neuesten Stand.

Sie sind bereit mit der Digi­talen Perso­nal­akte für DATEV zu starten? Dann melden Sie sich doch bei uns! Wir begleiten Sie Schritt für Schritt auf Ihrem Weg in die Digitalisierung.

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