Techno­logie ist ganz klar der Faktor, der die digitale Trans­for­mation vorwärts­treibt. Die Nutzung dieser neuen, techno­lo­gi­schen Möglich­keiten aller­dings hängt stark von der Akzeptanz dieser Lösungen ab. Die digitale Trans­for­mation geht also Hand in Hand mit einem generellen Kultur­wandel, der jedes Unter­nehmen und jeden Mitar­beiter betrifft – und im Beson­deren das Perso­nal­ma­nagement. Das nimmt in diesem Prozess nämlich eine zentrale Rolle ein.

1. Warum ist die Digita­li­sierung von HR-Prozessen von Bedeutung für Ihr Unternehmen?

Von dem Perso­nal­ma­nagement wird erwartet, dass es die Trans­for­mation im Unter­nehmen aktiv begleitet. Das gilt für HR-interne Prozesse ebenso wie für jegliche anderen Abläufe im Unter­nehmen. HR-Mitar­beitern, als Bezugs- und Vertrau­ens­per­sonen, kommt hier die Aufgabe der Vermittlung entgegen.
Das kann aber nicht funktio­nieren, wenn die internen Prozesse der HR (Human Ressources) – von der Verar­beitung von Urlaubs­an­trägen bis zur Anpassung des Gehalts – noch gar nicht digita­li­siert sind. Die Perso­nal­ab­teilung steht also selbst ganz vorne mit dabei, wenn es um Digita­li­sierung geht.

2. Wo anfangen mit dem digitalen HR-Management?

Unser Vorschlag: Bei der digitalen Perso­nalakte. Die Imple­men­tierung einer digitalen Perso­nalakte ist der funda­mentale Schritt in Richtung eines modernen, papier­losen und digita­li­sierten HR-Management.

Lassen Sie das Papier los – und werden Sie papierlos:

Wenn Perso­nal­akten in Papierform geführt werden, treten eine Reihe von Problemen auf:
Papier­akten beanspruchen viel Platz, können jeweils nur von einer einzigen Person einge­sehen werden, und das Durch­forsten umfang­reicher Akten ist zeitauf­wändig und umständlich. Eine einzige, benötigte Infor­mation zu finden? Das kann zum absoluten Zeitfresser werden.
Auch in puncto Sicherheit weisen Papier­akten große Schwächen auf: Der Schutz vor Zerstörung durch Feuer oder Wasser ist nur schwer zu gewähr­leisten, ebenso wie der Schutz sensibler Daten vor unberech­tigtem Zugriff.
Der Wechsel in die digitale Perso­nalakte scheint also durchaus der logische, erste Schritt in Richtung HR-Digitalisierung.

3. Was genau gehört in die digitale Personalakte?

In der Praxis entscheidet der Arbeit­geber selbst, welche Unter­lagen in die Perso­nalakte sollteN.
Hier einige häufig einge­setzte Beispiele zur Veranschaulichung:

  • Amtliche Dokumente und Urkunden
  • Perso­nal­be­zogene- und Vertrags­un­ter­lagen: z.B. Bewer­bungs­un­ter­lagen, laufende Arbeits­ver­träge und persön­liche Informationen
  • Steuer- und Sozial­ver­si­che­rungs­un­ter­lagen: etwa Sozial­ver­si­che­rungs­do­ku­mente, Lohnsteu­er­be­schei­ni­gungen und Entgeltunterlagen
  • Sonstiges, wie: AU-Beschei­ni­gungen, Urlaubs­an­träge oder Schrift­verkehr mit dem Mitarbeiter

4. Was sind die Vorteile der digitalen Personalakte?

5. Wie funktio­niert die Umstellung auf die digitale Personalakte?

Die Vorteile der digitalen Perso­nalakte sind offen­sichtlich – trotzdem haben viele Unter­nehmen den Absprung noch nicht gewagt. Die Gründe dafür können vielfältig sein: Ob aus unbegrün­deter Angst vor unkon­trol­lierten Daten­zu­griff oder doch aus zu viel Respekt vor dem anfäng­lichen Aufwand der Dokumen­ten­di­gi­ta­li­sierung. Aber keine Sorge, die Umstellung kann viel leichter sein als anfänglich gedacht: mit der ecm:one Digitalen Perso­nalakte für DATEV.

Die vorkon­fi­gu­rierten Akten und Beleg­ka­te­gorien sorgen für einen sanften Einstieg und bereits vorhandene digitale Dokumente und Stamm­in­for­ma­tionen  können ganz einfach aus Ihrer HR-Software (wie etwa DATEV) übernommen und zu organi­sierten Akten zusam­men­ge­stellt werden.
Auch das Einpflegen neuer Perso­nal­do­ku­mente wird zum Klacks:
Periodisch anfal­lende Dokumente, beispiels­weise Lohn- und Gehalts­ab­rech­nungen, können mit der integrierten App ecm:one ERP documents automa­tisch in der entspre­chenden Akte archi­viert werden.
Nicht einheit­liche Belege, welche unregel­mäßig auftreten, lassen sich per Drag’n’Drop mit Hilfe des übersicht­lichen Akten­de­ckels der ecm:one DropZone ablegen. Der jeweilige Dokumen­tentyp wird direkt übernommen – und Ihre Perso­nalakte ist auf dem neuesten Stand.

Sie sind bereit mit der Digitalen Perso­nalakte für DATEV zu starten? Dann melden Sie sich doch bei uns! Wir begleiten Sie Schritt für Schritt auf Ihrem Weg in die Digitalisierung.