Verträge geschickt managen

Aufwen­diges Suchen und Finden nach den rich­tigen Verträgen? Verschwunden in Bergen von Akten und Ordnern? Wir lassen das der Vergan­gen­heit ange­hören mit dem digi­talen Vertrags­ma­nage­ment der ecm:one. Durch One Klick den passenden vertrag direkt vor sich zu haben, umge­hend zu bear­beiten und die Ergeb­nisse gleich mit den passenden Mitar­beiten und Abtei­lungen teilen können? Klingt nach einem Traum? Nicht mehr länger mit dem digi­talen Vertrags­ma­nage­ment der ecm:one.
Gemeinsam mit Ihnen erproben wir die für Sie perfekten Lösung zum ecm:one Vertrags­ma­nage­ment und stehen während des gesamten Umstel­lungs­pro­zesses an Ihrer Seite.

Ab jetzt von überall und jeder­zeit parallel auf Ihre vertrau­li­chen Doku­mente zugreifen können? Kein Problem. In das digi­tale Doku­men­ten­ma­nage­ment starten – sicher und unkom­pli­ziert mit der ecm:one.

Digi­tale Broschüre

Vertrags­er­ken­nung

Durch intel­li­gente KI Erken­nung werden alle rele­vanten Infor­ma­tionen aus Ihrem Vertrag ausge­lesen und in der ange­legten Vertrags­akte gespei­chert. Dazu gehören z.B. Vertrags­partner, Fristen und Kündi­gungs­zeiten. Anschlie­ßend kann der Fris­ten­work­flow einsetzten, welcher Ihnen Ihre Fristen auto­ma­tisch berechnet und Ihnen die recht­zei­tigen Erin­ne­rungen erstellt, welche sich natür­lich auch noch indi­vi­duell anpassen lassen. Durch die Berech­ti­gungs­ver­gabe lassen sich die Zugriffe der Mitar­beiter, Abtei­lungen und internen und externen Vertrags­part­nern definieren.

Durch das Vergeben von Schlag­wör­tern können Sie den passenden Vertrag in sekun­den­schnelle suchen und finden.

Fristen

Nie mehr eine Frist verpassen dank der auto­ma­ti­schen Fris­ten­be­rech­nung und Erin­ne­rungs­funk­tion. All Ihre anste­henden Fristen in einem rundum Über­blick schafft Ihnen voll­stän­dige Trans­pa­renz. Durch die auto­ma­ti­sche Berech­nung anhand der Erin­ne­rungs­funk­tion werden Sie an die, in ihrem Vertrag fest­ge­legten, Fristen recht­zeitig erin­nert und haben die zusätz­liche Möglich­keit des Über­sprin­gens oder Anpas­sens indi­vi­du­eller Fristen. Durch die inte­grierte Kommen­tar­spalte können Sie weitere berech­tigte Abtei­lungen und Mitar­beiter über Ihre Arbeits­schritte in Kenntnis setzten. Dadurch haben Sie genug Zeit Ihren Vertag zu prüfen und zu entscheiden, wie Sie weiter verfahren möchten.

Features, die begeis­tern

Upload von Verträgen

Der Upload einge­hender Verträge kann unkom­pli­ziert per Drag’n’Drop erfolgen. Der Vertrag wird sofort ausge­lesen und als soge­nannter Stapel im System aufge­baut, sodass er sofort bear­beitet werden kann. Ein sepa­rates Hoch­laden und Bear­beiten kann somit erreicht werden und unter­stützt bei flüs­siger, gemein­samer Zusammenarbeit.

Intel­li­gente Vertragserkennung

Der intel­li­gente ecm:one Xtractor erkennt alle rele­vanten Infor­ma­tionen, wie Daten, Fristen, Beträge oder Vertrags­partner auf einem Vertrag von selbst. Eine manu­elle Bear­bei­tung dieser oder das Hinzu­fügen weiterer Infor­ma­tionen ist einfach per Klick auf dem Vertrag möglich. Nach der Bear­bei­tung wird der Vertrag an das DMS gesendet und wird sicher aufbewahrt.

Einfa­cher Fristenworkflow

Der Fris­ten­work­flow erin­nert zum passenden Zeit­punkt die betrof­fenen Fach­ab­tei­lungen oder Personen, ob, wann und welche Frist in der näheren Zeit eintritt. So bleibt genug Zeit sich mit dem weiteren Vorgehen zu beschäf­tigen und eine entspre­chende Hand­lung, wie im Beispiel die Verlän­ge­rung, durch­zu­führen. Als Kontrolle wird der Vertrag danach der defi­nierten Rechts­ab­tei­lung zugeteilt.

Fris­ten­be­rech­nung einfach anpassen

Jedes Unter­nehmen hat unter­schied­liche Vorgaben, wann, wie oft und wie auf eine kommende Frist erin­nert und aufmerksam gemacht werden soll. In der Konfi­gu­ra­tion sind diese Einstel­lung einfach zu tätigen – genau so, wie Sie es für einen perfekten Work­flow benötigen

Sicher­heit und Datenschutz

Per Berech­ti­gungs­ver­gabe durch einen Admi­nis­trator werden Berech­ti­gungen für die Diszi­plinen Anschauen, Bear­beiten und Löschen genau defi­niert. Der Zugriff kann für eine Gruppe, wie z.B. “Rechts­ab­tei­lung” oder bestimmten Fach­ab­tei­lungen vergeben werden.

Sichere Basis – d.velop documents

Das digi­tale Perso­nal­ma­nage­ment baut auf dem Doku­men­ten­ma­nage­ment d.velop docu­ments auf. Die Inte­gra­tion fügt sich nahtlos in das bekannte DMS ein und bietet höchste Bedienungsfreundlichkeit.



    Ihr digi­tales Vertrags­ma­nage­ment ist nur einen Klick entfernt

    Spre­chen Sie uns gerne direkt per Kontakt­for­mular, E‑Mail oder ganz unkom­pli­ziert per Telefon unter +49 251 2024703–0 an. Wir zeigen Ihnen gerne in einem persön­li­chen Gespräch was möglich ist und wie unkom­pli­ziert ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­system mit dem Schwer­punkt Vertrag einzu­richten ist.

    Sie möchten sich gerne vorab in einem Webinar infor­mieren? Kein Problem, schauen Sie direkt rein!

    Weitere Infor­ma­tionen im d.velop Store

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