Workflow­­management

Struk­tu­rierte Arbeits­ab­läufe sind funda­mental für ein erfolg­rei­ches Unter­nehmen. Nur wenn Durch­lauf­zeiten, Arbeits­fort­schritt und aktu­elle Bear­beiter trans­pa­rent und nach­voll­ziehbar sind, können Prozesse wachsen und opti­miert werden. Das Work­flow­ma­nage­ment über­nimmt genau diese Aufgabe. Work­flows sind, einfach gesagt, die digi­tale Abbil­dung der im Unter­nehmen ablau­fenden Prozesse. Der große Vorteil: mobiles Arbeiten ist somit schnell und einfach.
In einem stres­sigen Arbeits­alltag bieten Work­flows stets eine “Helfende Hand” – denn sie vergessen nie eine Aufgabe oder wer bisher an ihnen gear­beitet hat. Den Über­blick behalten Sie somit mühelos.

Sagen Sie Adieu zu verges­senen Vertrags­ver­län­ge­rungen, Skonti oder Rech­nungen – denn Work­flows denken immer an Alles - von der Doku­men­ta­tion, über die Erin­ne­rung hin zur Vertei­lung an den zustän­digen Mitarbeiter.

Infor­mieren Sie sich jetzt über alle Vorteile.

Maßge­schnei­dert

Prozesse sind nie gleich:
DEN Rech­nungs­work­flow gibt es nicht, denn jedes Unter­nehmen hat unter­schied­liche Anfor­de­rungen und Vorgaben.

Die ecm:one schnei­dert Ihren Work­flow genau auf Sie zu und sorgt für maxi­male Kompa­ti­bi­lität mit Ihrem Unter­nehmen. Von der Rech­nungs­prü­fung bis hin zum Vertrags­ma­nage­ment – wir finden für alle Prozesse den passenden Ablauf.

Fehler­mi­ni­mie­rung

Manu­elle Prozesse setzen auf mensch­liche Konzen­tra­tion, um Aufgaben jegli­cher Komple­xität zu erle­digen. Bekannt­lich sind Fehler jedoch mensch­lich und schlei­chen sich so leicht in Ablauf­pro­zesse ein.

Eine auto­ma­ti­sierte Work­flow-Lösung verrin­gert diese Art von Gefahr deut­lich: Systeme gehen stets konstant mit den Daten um. Fehler werden so nach­haltig redu­ziert und Durch­lauf­zeiten gleich­zeitig verkürzt.

Ersparnis

Manu­elle, papier­ge­bun­dene Prozesse können Ihren Arbeits­alltag unnötig erschweren und verlang­samen. Papier muss manuell trans­por­tiert werden, nimmt Platz beim Lagern ein und verur­sacht lange Such­zeiten. Rech­nungen können zwar warten bis es gefunden wird, Ihr Unter­nehmen und Ihre Partner aber nicht.
Durch die Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Prozesse fallen lange Such, Trans­port und Liege­zeiten weg. Das spart Zeit und Kosten und schafft Platz für mehr Effi­zienz und Produk­ti­vität bei der Arbeit. Denn mehr Platz im Büro sorgt für mehr Platz im Kopf.

Nie den Über­blick verlieren – Work­flow Tools

Über­sicht­liche Aufgabenliste

Die Aufga­ben­liste ist bequem vom Dash­board zu errei­chen und zeigt alle rele­vanten Infor­ma­tionen mit nur einem Klick an. Up-to-date? Immer!

Posi­ti­ons­mar­kie­rung

Posi­tionen müssen von mehreren Mitar­bei­tern frei­ge­geben werden? Kommen­tar­funk­tionen direkt auf dem Doku­ment, wie z.B. Haken oder Text­boxen, helfen bei der Dokumentation.

Kommen­tare

Einfach für den nach­fol­genden Teil­nehmer wich­tige Infor­ma­tionen kommen­tieren. Verfasser und Uhrzeit wird für eine trans­pa­rente Doku­men­ta­tion stets angezeigt.

Mobiler Prüfungs­work­flow

Der ecm:one Prüfungs­work­flow ist mobil über jedes Endgerät aufrufbar. Es kann in jeder Ansicht das Doku­ment ange­sehen und mit Kommen­taren, Markie­rungen und Text­fel­dern versehen werden. Auch das Anpassen der Buchungs­daten ist möglich.

Einfüh­rung von Work­flow­ma­nage­ment in Ihrem Unternehmen

Die Einfüh­rung digi­taler Work­flows erfolgt auch oft digital. Mittels heutiger Tech­no­logie können alle Gespräche per Video­chat und Screen­s­ha­ring so persön­lich ablaufen, als würde man neben­ein­ander sitzen. Die ecm:one ist während der gesamten Einfüh­rung an Ihrer Seite und für Sie da.

So einfach geht’s:

Bera­tung

Ein erstes Gespräch, digital oder persön­lich, zum gemein­samen Kennen­lernen und Heraus­finden der Bedürf­nisse der Firma. Wir beraten Sie zu den mögli­chen Lösungen.

Produkt­vor­füh­rung

Eine erste Vorstel­lung des ecm:one Prüfungs­work­flows – mit Ihren Rech­nungen. So bekommen Sie sofort ein Gefühl dafür, wie es ist in d.velop docu­ments zu arbeiten. Diese Vorfüh­rung wird remote durchgeführt.

Test­phase

Hier wird der Fein­schliff erle­digt – jedes Unter­nehmen hat indi­vi­du­elle Vorstel­lungen oder Bedürf­nisse. Wir setzen diese für Sie um.

Start

Es kann losgehen! Der ecm:one Work­flow läuft nun rund und sie können loslegen!

Häufig gestellte Fragen

Wofür brauche ich über­haupt ein DMS und was sind meine Vorteile? Hier beant­worten wir die meist gestellten Fragen. Es sind noch Fragen offen geblieben? Wir helfen gerne weiter!

Was sind Workflows? 

Work­flows können als Digi­ta­li­sie­rung von Geschäfts­pro­zessen beschrieben werden. Sie bilden die bereits in Ihrem Unter­nehmen exis­tie­renden Prozesse ab, digital und inklu­sive eines nütz­li­chen Moni­to­rings. Work­flows stellen somit eine opti­mierte Abfolge Ihrer Arbeits­ab­läufe dar und helfen dabei, Prozesse zu optimieren.

So viel­fältig wie Ihre Arbeits­auf­gaben, sind auch die Einset­zungs­mög­lich­keiten von Work­flows in Ihrem Unter­nehmen. Beson­ders profi­tieren jedoch Abtei­lungen, in denen der Doku­men­ten­fluss hoch ist. Hier können Work­flows inte­griert werden, um die Hand­ha­bung und Bear­bei­tung dieser Doku­mente effi­zi­enter zu gestalten.

Vor Einfüh­rung eines Work­flows sollte die Schnitt­stelle, etwa zu einem ERP- oder Buch­hal­tungs­system, defi­niert werden. So ist der Work­flow auch system­über­grei­fend einsetzbar und ermög­licht Ihnen noch mehr Flexi­bi­lität bei Ihren Arbeits­pro­zessen. Viele Schnitt­stellen, wie z.B. zu DATEV, Exact, Micro­soft Office Systemen und vielen mehr sind bereits vorhanden und können schnell umge­setzt werden.

Kosten­ein­spa­rung
Die Reduk­tion von Papier, langen Warte­zeiten und mensch­li­chen Fehlern redu­ziert Kosten in allen Berei­chen des Unternehmens.

Trans­pa­renz
Die Nach­ver­fo­lung der einzelnen Schritte bietet Einblicke in mögliche Fehler­quellen und lässt Opti­mie­rungen an den passenden Stellen vornehmen.

Schnel­lerer Durchlauf
Dank der mobilen Bear­bei­tungs­maske können Rech­nungen nun von überall geprüft und frei­ge­geben werden.

Einfache Bedie­nung
Verab­schieden Sie sich von kompli­zierter Soft­ware und Einfüh­rungs­se­mi­naren. Die Bedie­nung ist kinder­leicht, denn alle bekannten Schritte (z.B. Stem­peln oder unter­schreiben) können genauso beibe­halten werden.

Mobi­lität
Office, Home Office oder Office-to-Go: Mit der mobilen Bear­bei­tungs­maske ist die Rech­nungs­be­ar­bei­tung nun von überall aus möglich.