Workflow­­management

Struk­tu­rierte Arbeits­ab­läufe sind funda­mental für ein erfolg­reiches Unter­nehmen. Nur wenn Durch­lauf­zeiten, Arbeits­fort­schritt und aktuelle Bearbeiter trans­parent und nachvoll­ziehbar sind, können Prozesse wachsen und optimiert werden. Das Workflow­ma­nagement übernimmt genau diese Aufgabe. Workflows sind, einfach gesagt, die digitale Abbildung der im Unter­nehmen ablau­fenden Prozesse. Der große Vorteil: mobiles Arbeiten ist somit schnell und einfach.
In einem stres­sigen Arbeits­alltag bieten Workflows stets eine “Helfende Hand” – denn sie vergessen nie eine Aufgabe oder wer bisher an ihnen gearbeitet hat. Den Überblick behalten Sie somit mühelos.

Sagen Sie Adieu zu verges­senen Vertrags­ver­län­ge­rungen, Skonti oder Rechnungen – denn Workflows denken immer an Alles - von der Dokumen­tation, über die Erinnerung hin zur Verteilung an den zustän­digen Mitarbeiter.

Infor­mieren Sie sich jetzt über alle Vorteile.

Maßge­schneidert

Prozesse sind nie gleich:
DEN Rechnungs­workflow gibt es nicht, denn jedes Unter­nehmen hat unter­schied­liche Anfor­de­rungen und Vorgaben.

Die ecm:one schneidert Ihren Workflow genau auf Sie zu und sorgt für maximale Kompa­ti­bi­lität mit Ihrem Unter­nehmen. Von der Rechnungs­prüfung bis hin zum Vertrags­ma­nagement – wir finden für alle Prozesse den passenden Ablauf.

Fehler­mi­ni­mierung

Manuelle Prozesse setzen auf mensch­liche Konzen­tration, um Aufgaben jeglicher Komple­xität zu erledigen. Bekanntlich sind Fehler jedoch menschlich und schleichen sich so leicht in Ablauf­pro­zesse ein.

Eine automa­ti­sierte Workflow-Lösung verringert diese Art von Gefahr deutlich: Systeme gehen stets konstant mit den Daten um. Fehler werden so nachhaltig reduziert und Durch­lauf­zeiten gleich­zeitig verkürzt.

Ersparnis

Manuelle, papier­ge­bundene Prozesse können Ihren Arbeits­alltag unnötig erschweren und verlang­samen. Papier muss manuell trans­por­tiert werden, nimmt Platz beim Lagern ein und verur­sacht lange Suchzeiten. Rechnungen können zwar warten bis es gefunden wird, Ihr Unter­nehmen und Ihre Partner aber nicht.
Durch die Digita­li­sierung Ihrer Prozesse fallen lange Such, Transport und Liege­zeiten weg. Das spart Zeit und Kosten und schafft Platz für mehr Effizienz und Produk­ti­vität bei der Arbeit. Denn mehr Platz im Büro sorgt für mehr Platz im Kopf.

Nie den Überblick verlieren – Workflow Tools

Übersicht­liche Aufgabenliste

Die Aufga­ben­liste ist bequem vom Dashboard zu erreichen und zeigt alle relevanten Infor­ma­tionen mit nur einem Klick an. Up-to-date? Immer!

Positi­ons­mar­kierung

Positionen müssen von mehreren Mitar­beitern freige­geben werden? Kommen­tar­funk­tionen direkt auf dem Dokument, wie z.B. Haken oder Textboxen, helfen bei der Dokumentation.

Kommentare

Einfach für den nachfol­genden Teilnehmer wichtige Infor­ma­tionen kommen­tieren. Verfasser und Uhrzeit wird für eine trans­pa­rente Dokumen­tation stets angezeigt.

Mobiler Prüfungs­workflow

Der ecm:one Prüfungs­workflow ist mobil über jedes Endgerät aufrufbar. Es kann in jeder Ansicht das Dokument angesehen und mit Kommen­taren, Markie­rungen und Textfeldern versehen werden. Auch das Anpassen der Buchungs­daten ist möglich.

Workflows für Ihr Unter­nehmen – jetzt Prozesse optimieren 

Einführung von Workflow­ma­nagement in Ihrem Unternehmen

Die Einführung digitaler Workflows erfolgt auch oft digital. Mittels heutiger Techno­logie können alle Gespräche per Videochat und Screen­s­haring so persönlich ablaufen, als würde man neben­ein­ander sitzen. Die ecm:one ist während der gesamten Einführung an Ihrer Seite und für Sie da.

So einfach geht’s:

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Häufig gestellte Fragen

Wofür brauche ich überhaupt ein DMS und was sind meine Vorteile? Hier beant­worten wir die meist gestellten Fragen. Es sind noch Fragen offen geblieben? Wir helfen gerne weiter!

Workflows können als Digita­li­sierung von Geschäfts­pro­zessen beschrieben werden. Sie bilden die bereits in Ihrem Unter­nehmen existie­renden Prozesse ab, digital und inklusive eines nützlichen Monito­rings. Workflows stellen somit eine optimierte Abfolge Ihrer Arbeits­ab­läufe dar und helfen dabei, Prozesse zu optimieren.

So vielfältig wie Ihre Arbeits­auf­gaben, sind auch die Einset­zungs­mög­lich­keiten von Workflows in Ihrem Unter­nehmen. Besonders profi­tieren jedoch Abtei­lungen, in denen der Dokumen­ten­fluss hoch ist. Hier können Workflows integriert werden, um die Handhabung und Bearbeitung dieser Dokumente effizi­enter zu gestalten.

Vor Einführung eines Workflows sollte die Schnitt­stelle, etwa zu einem ERP- oder Buchhal­tungs­system, definiert werden. So ist der Workflow auch system­über­greifend einsetzbar und ermög­licht Ihnen noch mehr Flexi­bi­lität bei Ihren Arbeits­pro­zessen. Viele Schnitt­stellen, wie z.B. zu DATEV, Exact, Microsoft Office Systemen und vielen mehr sind bereits vorhanden und können schnell umgesetzt werden.

Kosten­ein­sparung
Die Reduktion von Papier, langen Warte­zeiten und mensch­lichen Fehlern reduziert Kosten in allen Bereichen des Unternehmens.

Trans­parenz
Die Nachver­folung der einzelnen Schritte bietet Einblicke in mögliche Fehler­quellen und lässt Optimie­rungen an den passenden Stellen vornehmen.

Schnel­lerer Durchlauf
Dank der mobilen Bearbei­tungs­maske können Rechnungen nun von überall geprüft und freige­geben werden.

Einfache Bedienung
Verab­schieden Sie sich von kompli­zierter Software und Einfüh­rungs­se­mi­naren. Die Bedienung ist kinder­leicht, denn alle bekannten Schritte (z.B. Stempeln oder unter­schreiben) können genauso beibe­halten werden.

Mobilität
Office, Home Office oder Office-to-Go: Mit der mobilen Bearbei­tungs­maske ist die Rechnungs­be­ar­beitung nun von überall aus möglich.

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