Workflowmanagement
Strukturierte Arbeitsabläufe sind fundamental für ein erfolgreiches Unternehmen. Nur wenn Durchlaufzeiten, Arbeitsfortschritt und aktuelle Bearbeiter transparent und nachvollziehbar sind, können Prozesse wachsen und optimiert werden. Das Workflowmanagement übernimmt genau diese Aufgabe. Workflows sind, einfach gesagt, die digitale Abbildung der im Unternehmen ablaufenden Prozesse. Der große Vorteil: mobiles Arbeiten ist somit schnell und einfach.
In einem stressigen Arbeitsalltag bieten Workflows stets eine “Helfende Hand” – denn sie vergessen nie eine Aufgabe oder wer bisher an ihnen gearbeitet hat. Den Überblick behalten Sie somit mühelos.
Sagen Sie Adieu zu vergessenen Vertragsverlängerungen, Skonti oder Rechnungen – denn Workflows denken immer an Alles - von der Dokumentation, über die Erinnerung hin zur Verteilung an den zuständigen Mitarbeiter.
Informieren Sie sich jetzt über alle Vorteile.
Maßgeschneidert
Prozesse sind nie gleich:
DEN Rechnungsworkflow gibt es nicht, denn jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen und Vorgaben.
Die ecm:one schneidert Ihren Workflow genau auf Sie zu und sorgt für maximale Kompatibilität mit Ihrem Unternehmen. Von der Rechnungsprüfung bis hin zum Vertragsmanagement – wir finden für alle Prozesse den passenden Ablauf.
Fehlerminimierung
Manuelle Prozesse setzen auf menschliche Konzentration, um Aufgaben jeglicher Komplexität zu erledigen. Bekanntlich sind Fehler jedoch menschlich und schleichen sich so leicht in Ablaufprozesse ein.
Eine automatisierte Workflow-Lösung verringert diese Art von Gefahr deutlich: Systeme gehen stets konstant mit den Daten um. Fehler werden so nachhaltig reduziert und Durchlaufzeiten gleichzeitig verkürzt.
Ersparnis
Manuelle, papiergebundene Prozesse können Ihren Arbeitsalltag unnötig erschweren und verlangsamen. Papier muss manuell transportiert werden, nimmt Platz beim Lagern ein und verursacht lange Suchzeiten. Rechnungen können zwar warten bis es gefunden wird, Ihr Unternehmen und Ihre Partner aber nicht.
Durch die Digitalisierung Ihrer Prozesse fallen lange Such, Transport und Liegezeiten weg. Das spart Zeit und Kosten und schafft Platz für mehr Effizienz und Produktivität bei der Arbeit. Denn mehr Platz im Büro sorgt für mehr Platz im Kopf.
Nie den Überblick verlieren – Workflow Tools
Übersichtliche Aufgabenliste
Die Aufgabenliste ist bequem vom Dashboard zu erreichen und zeigt alle relevanten Informationen mit nur einem Klick an. Up-to-date? Immer!
Positionsmarkierung
Positionen müssen von mehreren Mitarbeitern freigegeben werden? Kommentarfunktionen direkt auf dem Dokument, wie z.B. Haken oder Textboxen, helfen bei der Dokumentation.
Kommentare
Einfach für den nachfolgenden Teilnehmer wichtige Informationen kommentieren. Verfasser und Uhrzeit wird für eine transparente Dokumentation stets angezeigt.
Mobiler Prüfungsworkflow
Der ecm:one Prüfungsworkflow ist mobil über jedes Endgerät aufrufbar. Es kann in jeder Ansicht das Dokument angesehen und mit Kommentaren, Markierungen und Textfeldern versehen werden. Auch das Anpassen der Buchungsdaten ist möglich.
Einführung von Workflowmanagement in Ihrem Unternehmen
Die Einführung digitaler Workflows erfolgt auch oft digital. Mittels heutiger Technologie können alle Gespräche per Videochat und Screensharing so persönlich ablaufen, als würde man nebeneinander sitzen. Die ecm:one ist während der gesamten Einführung an Ihrer Seite und für Sie da.
So einfach geht’s:
Beratung
Ein erstes Gespräch, digital oder persönlich, zum gemeinsamen Kennenlernen und Herausfinden der Bedürfnisse der Firma. Wir beraten Sie zu den möglichen Lösungen.
Produktvorführung
Eine erste Vorstellung des ecm:one Prüfungsworkflows – mit Ihren Rechnungen. So bekommen Sie sofort ein Gefühl dafür, wie es ist in d.velop documents zu arbeiten. Diese Vorführung wird remote durchgeführt.
Testphase
Hier wird der Feinschliff erledigt – jedes Unternehmen hat individuelle Vorstellungen oder Bedürfnisse. Wir setzen diese für Sie um.
Start
Es kann losgehen! Der ecm:one Workflow läuft nun rund und sie können loslegen!
Häufig gestellte Fragen
Wofür brauche ich überhaupt ein DMS und was sind meine Vorteile? Hier beantworten wir die meist gestellten Fragen. Es sind noch Fragen offen geblieben? Wir helfen gerne weiter!
Workflows können als Digitalisierung von Geschäftsprozessen beschrieben werden. Sie bilden die bereits in Ihrem Unternehmen existierenden Prozesse ab, digital und inklusive eines nützlichen Monitorings. Workflows stellen somit eine optimierte Abfolge Ihrer Arbeitsabläufe dar und helfen dabei, Prozesse zu optimieren.
So vielfältig wie Ihre Arbeitsaufgaben, sind auch die Einsetzungsmöglichkeiten von Workflows in Ihrem Unternehmen. Besonders profitieren jedoch Abteilungen, in denen der Dokumentenfluss hoch ist. Hier können Workflows integriert werden, um die Handhabung und Bearbeitung dieser Dokumente effizienter zu gestalten.
Vor Einführung eines Workflows sollte die Schnittstelle, etwa zu einem ERP- oder Buchhaltungssystem, definiert werden. So ist der Workflow auch systemübergreifend einsetzbar und ermöglicht Ihnen noch mehr Flexibilität bei Ihren Arbeitsprozessen. Viele Schnittstellen, wie z.B. zu DATEV, Exact, Microsoft Office Systemen und vielen mehr sind bereits vorhanden und können schnell umgesetzt werden.
Kosteneinsparung
Die Reduktion von Papier, langen Wartezeiten und menschlichen Fehlern reduziert Kosten in allen Bereichen des Unternehmens.
Transparenz
Die Nachverfolung der einzelnen Schritte bietet Einblicke in mögliche Fehlerquellen und lässt Optimierungen an den passenden Stellen vornehmen.
Schnellerer Durchlauf
Dank der mobilen Bearbeitungsmaske können Rechnungen nun von überall geprüft und freigegeben werden.
Einfache Bedienung
Verabschieden Sie sich von komplizierter Software und Einführungsseminaren. Die Bedienung ist kinderleicht, denn alle bekannten Schritte (z.B. Stempeln oder unterschreiben) können genauso beibehalten werden.
Mobilität
Office, Home Office oder Office-to-Go: Mit der mobilen Bearbeitungsmaske ist die Rechnungsbearbeitung nun von überall aus möglich.
