Key-Facts zum Projekt
Die Kanzlei
Die Patents- und Rechtsanwaltskanzlei advotec (Patent- und Rechtsanwaltspartnerschaft Tappe mbB European Patent, Trademark and Design Attorneys) ist eine “auf die Erlangung und Durchsetzung von gewerblichen Schutzrechten spezialisierte Kanzlei” – dabei werden neben deutschen auch ausländische Mandanten in allen technologischen Bereichen vertreten. Die Kanzlei verfügt über Niederlassungen in sechs Städten – München, Würzburg, Gießen, Siegen, Straubing und Passau – und kann auf insgesamt 60 Mitglieder zurückgreifen. Das Team besteht dabei neben PatentanwältInnen, RechtsanwältInnen, einem technischen und juristischen Stab als auch Patent- und Rechtsanwaltsangestellten.
6 Standorte, etwa 60 Mitarbeiter, Mandanten aus der ganzen Welt – das bedeutet viele und lange Postwege, eine Vielzahl an Dokumente und Akten und lange Arbeitswege. Diese Ausgangssituation im Jahr 2020 hat die Kanzlei dazu geführt, auf die Suche nach einer digitalen Lösung zu gehen – zuerst für eine Lösung für Ausgangsbelege.
Im folgenden können Sie den gesamten Prozess von der Einführung der Lösung für Ausgangsbelege, über anstehende Wünsche und die Einführung der Lösung für Eingangsrechnungsverarbeitung verfolgen. Ein Projekt, dass uns und dem Kunden advotec. viel Spaß bereitet hat – und sicherlich noch nicht das letzte gemeinsame war!
Ausgangssituation: Archivierung der Ausgangsbelege
Die Suche nach einer Lösung, um die Ausgangsrechnungsverarbeitung zu optimieren, führte advotec. erstmalig zur ecm:one. Die bestehende Lösung PatOrg lies einige Wünsche offen, die durch den Einsatz einer weiteren Software erfüllt werden sollten. Das Ziel war es, die Patentakten in einem Dokumentenmanagementsystem abzubilden und diese mit dem bestehenden OnPremises System PatOrg zu verbinden. Die Patentakten sollten in der Cloud-Lösung von allen Standorten einsehbar sein, wobei eine genaue Berechtigungsvergabe die Einsicht Möglichkeiten spezifisch definieren soll. Der hybride Anschluss des Cloud-DMS an das OnPremises System stellte aufgrund einer fehlenden Schnittstelle seitens PatOrg eine Herausforderung dar, konnte aber gelöst werden.
Die Sicherung und das Arbeiten der Patentakten erfolgt seitdem erfolgreich in d.velop documents und der Import der Dokumente verläuft automatisch dank der eingesetzten Lösung ecm:one ERP documents. Alle Ausgangsbelege werden mit ERP documents vollautomatisch ausgelesen und die Dokumente werden entweder in bestehende Akten einsortiert oder bei Bedarf werden neue Akten automatisch angelegt. Ein voller Erfolg und die Umsetzung der Wunschlösung von advotev.!
2. Schritt: Einführung der Eingangsrechnungsverarbeitung
Neben der Archivierung der Ausgangsbelege, stand auch der Wunsch nach einer Verarbeitungsmöglichkeit für Eingangsrechnungen im Raum. Als erstes wurde dabei auf die von der d.velop AG bereitgestellten Lösung d.velop Inbound zurückgegriffen, je komplexer und umfangreicher die Bearbeitung der Rechnungen jedoch wurde, desto mehr häuften sich die Wünsche, diese umzugestalten. Die größte Herausforderung bildete dabei die Umstrukturierung der Buchhaltungen aller 6 Standorte, sodass ein durchgängiger Prozess Eingangsrechnungen über alle Standorte hinweg, zur Buchhaltung nach Würzburg mit automatischer Übergabe an DATEV bzw. Steuerberater stattfinden konnte. Nach der ersten Vorstellung unserer Lösung Invoices for DATEV und die der unterschiedlichen Möglichkeiten der Anlieferung der Rechnungen fand der Startpunkt des Projektes stand. In wöchentlichen Meetings wurden die genauen Rahmenbedingungen für die Verbindung der verschiedenen Standorte, der Zusammenführung der Stammdaten und der Abbildung der unterschiedlichen Mandanten festgelegt, sodass Anfang Januar 2023 der Go-Live stattfinden konnte.
Mit einem Vorort-Termin in Würzburg (siehe Fotos) wurde der Kick-Off angestoßen, Schulungen und weitere Konzeptionsmaßnahmen standen dabei im Vordergrund.
„Unser bisher sehr papierlastiger ERV-Prozess ist dank der neuen Lösung ecm:one Invoices vollständig digitalisiert. Die Herausforderung aufgrund der verschiedenen Standorte alle erhaltenen Rechnungen zu bündeln und damit einen durchgängigen, digitalen Prozess zu schaffen, ist gelungen. In einem System können wir nun mit verschiedenen Mandanten und Berechtigungsstrukturen arbeiten, sodass die ERV um einiges schneller und sicherer abläuft!“
Wir bedanken uns für die partnerschaftlichen Zusammenarbeit bei advotec., mit besonderem Dank an Tanja Kempkes, die bei der Umsetzung der Projekte stets eine treibende Kraft war.
Beide Projekte sind mit vollem Erfolg umgesetzt worden und bilden eine stabile Grundlage für weitere Projekte – wir freuen uns schon!
Apps aus dem Projekt
