Einfüh­rung eines digi­talen Doku­men­ten­ma­nage­ments bei einem der größten deut­schen Tondachziegel-Händler

Key-Facts zum Projekt

Die Heit­kamm GmbH

Gegründet wurde die Heit­kamm GmbH 1945 in Ahlen. Inner­halb von drei Gene­ra­tionen und rund 78 Jahren Erfah­rung entwi­ckelte sich der Fami­li­en­be­trieb zu einem der größten deut­schen Tonziegel-Händler und Experten für Dach­bau­stoffe, mit 9 Stand­orten und rund 150 Mitarbeitern.

Heit­kamm verfügt als Experte für Dach­bau­stoffe über zahl­reiche Kontakte zu Dach­de­ckern und Zimmer­leuten, sowie markt­füh­renden Herstel­lern. Dadurch gewähr­leisten sie ihren Kunden eine umfang­reiche Mate­ri­al­aus­wahl. Heit­kamm ist auch Teil der COBA-Fach­händler Gemein­schaft, wodurch sie unter anderem viele Kontakte zu weiteren Experten der Branche pflegen.

Erste Schritte auf eigenen Servern 

Als lang­jäh­rigen und geschätzten Kunden begleiten wir Heit­kamm schon seit mehreren Jahren und können das Unter­nehmen mit Freude seit 2018 zu einem unserer damals ersten Kunden zählen. Auf der Suche nach einem effek­tiven Weg die Geschäfts­pro­zesse zu moder­ni­sieren, wandte sich Heit­kamm an unseren Geschäfts­führer Martin Odinius.

Gestartet sind wir mit der Einfüh­rung eines Doku­men­ten­ma­nage­ment System auf eigenen Servern (OnPrem) mit Anbin­dung an die ERP-Lösung auf Basis MS Dyna­mics NAV. Dazu wurden die exis­tie­rende Archiv­lö­sung in die aktu­elle Lösung d.3 ECM 8.2.0 von d.velop voll­ständig migriert. Dadurch star­tete Heit­kamm den Schritt zu weiteren Moder­ni­sie­rungen und stellten die Weichen für eine erfolg­reiche digi­tale Opti­mie­rung ihrer Geschäfts­pro­zesse.

Imple­men­tie­rung eines digi­talen Doku­men­ten­ma­nage­ments inkl. einer umfas­senden Beleg­erken­nung

Der Fokus in der Umset­zung lag für Heit­kamm beson­ders darauf, dass das neue System bei der Rech­nungs­ver­ar­bei­tung von Einkaufs­rech­nungen einen auto­ma­ti­schen Abgleich der erkannten Rech­nungs­daten mit den Bestell­daten liefert. Dadurch kann sofort geprüft werden, ob die Rech­nung mit den Daten der Bestel­lung über­ein­stimmt und diese zuge­hörig zuein­ander sind. Rech­nungs­dif­fe­renzen (Preise, Mengen, Neben­kosten) werden einfach ermittelt.

Der umge­setzte Prozess stellt sich in drei Schritten dar. Als Erstes werden die Rech­nungs­daten wie Liefe­rant, Rech­nungsNr / Datum und die Rech­nungs­be­träge erkannt. Über die Posi­ti­ons­er­ken­nung findet eine Zuord­nung zu den exis­tie­renden Bestel­lungen statt und ein erster Abgleich erfolgt. Wenn die Rech­nung passt, wird diese auto­ma­tisch in MS Dyna­mics NAV gebucht (Schritt 2) – ansonsten startet ein moderner webba­sierter Prüfungs-Work­flow zur Bear­bei­tung der Diffe­renzen (Schritt 3). Mithilfe der Reportings kann Heit­kamm stets den vollen Über­blick über alle Belege und Aufgaben behalten.

Ein weiteres Projekt­ziel war die bessere Einbin­dung der Verkäufer und Einkäufer in das Doku­men­ten­ma­nage­ment­system, da diese jeden Tag mit den Kunden und Liefe­ranten kommunizieren. Hierfür wurden die drei Akten

► Ange­bots­akte

► Auftrags­akte

► Bestel­l­akte

gebildet, die einfach mit den Apps ecm:one Hotkey aus MS Dyna­mics NAV geöffnet werden können. Die Akten enthalten alle rele­vanten Infor­ma­tionen (Ange­botsversionen, unter­schrie­bene Liefer­scheine, …) zum Vorgang! Mit der App ecm:one Drop­Zone können alle weiteren Doku­mente wie E‑Mails und Baustellen-Skizzen direkt per Drag’n’Drop archi­viert werden.

Durch die Umwand­lung der Belege in das digi­tale Doku­men­ten­ma­nage­ment­system konnte Heit­kamm eine perfekte Grund­lage zur Prozess­op­ti­mie­rung schaffen und zu einer Redu­zie­rung der Prozess­kosten aufgrund von Auto­ma­ti­sie­rung und einem idealen digi­talen Arbeits­platz von bis zu 50 % beitragen. Mit mitt­ler­weile über 100 Usern im Doku­men­ten­ma­nage­ment­system konnten wir eine effek­tive und erfolg­reiche Prozess­op­ti­mie­rung schaffen.

5 Jahre erfolg­reiche Digi­ta­li­sie­rung – und nun? 

Der Austausch zwischen Gordon Wald­mann mit seinen IT-Experten und der ecm:one GmbH findet regel­mäßig statt. In gemein­samen Stra­te­gie­ter­minen oder auch beim „Arbeits­kreis Digi­ta­li­sie­rung der COBA“ konnten wir die Zukunfts­themen bespre­chen und planen.

Daher ist es für uns nicht über­ra­schend, dass nun der Weg für die Lösung in die Public Cloud d.velop docu­ments führt. Gemeinsam migrieren wir die aktu­elle Lösung in die Cloud und haben direkt Vorteile, wie belie­bige Skalier­bar­keit und erwei­terter Nutzen der Lösungen. Auch geplante Erwei­te­rungen im Bereich ERP-Lösung bei Heit­kamm sind dabei schon berücksichtigt.

Als einer der ersten zerti­fi­zierten d.velop Migra­ti­ons­partner haben wir kein Problem mit der Migra­tion von fast 8 Millionen Doku­mente. Auch die Verbin­dung vom cloud-basierten Doku­men­ten­ma­nage­ment­system mit dem noch auf eigenen Servern betrie­benen MS Dyna­mics NAV (Hybrid-Szenario) ist bei der ecm:one GmbH eine bekannte Projekt­an­for­de­rung.

Wir bedanken uns für die Zusam­men­ar­beit und freuen uns sehr, dass wir nun die Umset­zung in der Cloud bei der Heit­kamm GmbH durch­führen können. Damit gehört Heit­kamm zu einem Vorreiter inner­halb seiner Branche und wir freuen uns darüber, sie darin zu unter­stützen. Mit großer Zuver­sicht blicken wir in die Zukunft und sind gespannt darauf, noch weitere digi­tale Prozesse der Heit­kamm GmbH mit unseren Lösungen zu optimieren.