Einfüh­rung einer digi­talen ERV mit Anbin­dung an Micro­soft Dyna­mics 365 BC in einem multi­na­tio­nalen Geld- und Werttransportunternehmen

Key-Facts zum Projekt

Das Unter­nehmen

Die Loomis Deutsch­land GmbH & Co. KG ist ein Geld- und Wert­trans­port­un­ter­nehmen und Tochter der inter­na­tio­nalen Loomis AB.

Die Loomis AB kann dabei mit ihrem Head­quarter in Schweden, rund 400 Filialen in mehr als 20 Ländern auf mehr als 23.000 Mitar­beiter vertrauen und ihre Dienst­leis­tungen anbieten.

Seit 2018 bietet dabei Loomis Deutsch­land diese Dienst­leis­tungen auch hier an, und ist durch Neugrün­dung und Über­nahme bestehender Unter­nehmen schnell gewachsen. 

Um diesem schnellen Wachstum mithalten zu können, kam daher 2018 der dama­lige FIBU-Leiter auf die ecm:one zu: Das Ziel war die voll­stän­dige Einfüh­rung eines neuen ERP Systems, Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems und einer Eingangs­rech­nungs­ver­ar­bei­tung. Ein großes Projekt an dem verschie­dene Dienst­leister betei­ligt waren und viele Lösungen und Projekte zusam­men­ge­führt werden mussten.

ERP, DMS, ERV – das erste Projekt

2018 begann die Einfüh­rung drei verschie­dener, großer System­lö­sungen. Als ERP System wurde ein neues Micro­soft Navi­sion System mit einem NAV-Partner einge­führt, das Doku­men­ten­ma­nage­ment­system d3 der Firma d.velop und die ERV inkl. Rech­nungs­er­ken­nung und Schnitt­stelle an das NAV System der ecm:one wurden durch unseren Geschäfts­führer Martin Odinius imple­men­tiert. Alle Lösungen wurden OnPremises instal­liert und genutzt. Eine Beson­der­heit stellte hierbei das Just­In­Time Reporting an das Head­quarter nach Schweden dar – dafür mussten alle Buchungs­in­for­ma­tionen zeit­gleich über­mit­telt werden. Eine ganz schöne Heraus­for­de­rung durch die vielen Stand­orte, vielen Geneh­mi­gungs­stufen aufgrund hier­ar­chi­schen Struk­turen und der komplexen Berech­ti­gungs­ver­gabe, die mittels einer indi­vi­du­ellen Lösung umge­setzt werden könnte.

Moder­ni­sie­rungen und neue Wege

Mit einem neuen FIBU-Team und einem neuen Leiter der Finanz­ab­tei­lung 2022 kamen auch neue Ideen zur Gestal­tung der digi­talen Lösungen auf. In Klaus Wimmers, dem neuen Head of Finance, kam der Wunsch zu einer Moder­ni­sie­rung der Systeme auf. Einer­seits waren zu diesem Zeit­punkt bereits viele große Anbieter, wie z.B. Micro­soft Exch­ange, in die Cloud gewech­selt, ande­rer­seits gab es Perfor­mance Engpässe aufgrund einer Server­um­struk­tu­rie­rung inner­halb des Unter­neh­mens. Mit der ecm:one an der Seite stand der Migra­tion und dem Wechsel in die Cloud nichts im Wege. Bereits 2022 migrierten wir ca 100.000 Belege und bauten das DMS inkl. der ERV in der Cloud neu auf. Die Lösungen d.velop docu­ments und ecm:one Invoices for Micro­soft Dyna­mics 365 Busi­ness Central fand reibungslos statt, sodass nach einge­henden Remote-Schu­lungen mitt­ler­weile knapp 70 User im System arbeiten und mehr als 600 Rech­nungen / Monat verar­beitet werden.
Die Lösung ecm:one Invoices bietet dabei neben der intel­li­genten Rech­nungs­er­ken­nung mittels des ecm:one Xtra­ctor (basie­rend auf einer Tech­no­logie der I.R.I.S AG) einen trans­pa­renten 4‑schrittigen Prüfungs­work­flow, der in der hybriden Über­gabe der gesamten Buchungs­in­for­ma­tionen an das OnPrem NAV System endet. Hierbei werden komplexe Buchungs­sätze mit bis zu 5 Dimen­sionen über­geben und dokumentiert. 

Wir bedanken uns sehr bei Klaus Wimmers, seinem Team und der Loomis Deutsch­land GmbH! Vielen Dank für das in uns gesetzte Vertrauen – wir freuen uns schon auf die kommenden Projekte.