Liest man sich Artikel über Dokumen­ten­ma­nage­ment­systeme (DMS) durch, werden diese meist in den Himmel gelobt. Auch zu Recht (sagen wir), wenn es um Funktio­na­lität und Effizienz geht. Schrank­meter und Stauraum können gespart werden, Dokumente werden schneller gefunden und können sogar simultan von verschie­denen Orten einge­sehen werden. So wird mobiles Arbeiten zum Klacks und auch Homeoffice ist einfacher denn je möglich.

Aller­dings wird häufig auch behauptet, dass ein digitales DMS im papier­losen Büro deutlich umwelt­scho­nender sein soll als das klassische Modell. Immerhin spart man Unmengen an Papier, das bei der Produktion CO2 und Wasser verbraucht, sowie schlicht und einfach für das Abholzen von Bäumen sorgt. Aber inwiefern ist DMS wirklich nachhal­tiger? Passend für den Earth Day 2021, schauen wir uns das mal genauer an.

E‑Mail vs. Brief – Das CO2-Battle

Fangen wir ganz bei den Grund­bau­steinen der Digita­li­sierung an: die Emails, die den Brief­verkehr größten­teils abgelöst haben. Für E‑Mails müssen keine Bäume gefällt werden und Drucker­tinte wird gespart – der erste Blick sagt: Das muss nachhal­tiger sein. Liest man sich in das Thema ein, stößt man schnell auf Zahlen: Ein Standard­brief soll für einen CO2-Austoß von etwa 20Gramm verant­wortlich sein. Dahin­gegen soll eine normale E‑Mail für nur etwa 4 Gramm sorgen. Der klare Gewinner also? Ganz so einfach ist das dann aber leider doch nicht. Die Situation ändert sich schon, wenn Videos oder Bilder per Mail verschickt werden, denn dann können sie mehr als 50 Gramm CO2 verur­sachen. Dazu kommt, dass Emails oft Langzeit gespei­chert werden sollen. Auch das sorgt für CO2-Produktion.
Das muss natürlich ins Verhältnis gesetzt werden. Um wieviel steigt der CO2 Ausstoß bei Briefen, die nicht dem Standard entsprechen? Und wie viel des CO2 Ausstoß macht die Verar­beitung von Spammails aus, auf die man nicht unbedingt einen Einfluss haben kann?
Fürs Erste erklären wir aber mal die E‑Mail zum Gewinner – Denn klar ist, im normalen Arbeits­alltag kann einfach nicht mehr auf E‑Mails verzichtet werden.
Also Zeit sich eine andere Baustelle anzuschauen: Das Drucken.

Der Drucker unter Druck

Etwa 40% aller gefällten Bäume sollen auf die Papier­in­dustrie zurück­fallen: Drucken ist also bekann­ter­maßen nicht unbedingt umwelt­freundlich – Massen an Papier werden verbraucht, weswegen der Wasser‑, CO2 und Energie­ver­brauch immer weiter ansteigt. So gehen alleine für ein Blatt herkömm­liches Kopier­papier zum Beispiel schon gewaltige 10 Liter Wasser drauf. Gerade im Büro nimmt das dann schnell exponen­ti­elles Ausmaß an. Wer sein Büro also so umwelt­freundlich wie möglich gestalten möchte, sollte möglichst auf Drucken verzichten.

Unser Tipp, wenn Drucken sein muss:

Wechseln zu Recycling­papier. Das ist offen­sichtlich kein revolu­tio­närer Geheimtipp, von dem vorher noch nie gehört wurde. Aller­dings ist es einfach effektiv: Denn Recycling­papier ist einfach eine große Verbes­serung zum normalen Papier. Immerhin soll Recycling­papier einen weitaus kleineren Wasser­ver­brauch zu haben, mit nur ca. 20l Litern pro Kilo im Vergleich zu den 10 Litern für nur ein Blatt Primär­fa­ser­papier. Auch bei Energie­ver­brauch und CO2 bewährt sich Recycling­papier als deutlich sparsamer.

Recycling­papier – Die Lösung?

Also reicht es einfach auf Recycling­papier umzusteigen, anstatt direkt in das digitale Dokumen­ten­ma­nagement zu wechseln?
Nicht ganz. Denn auch diese Art Papier ist eine energie­in­tensive, wertvolle Ressource. Will man die Umwelt nachhaltig schonen, liegt das wohl größte Potential im einge­schränkten, sparsamen Verbrauch. Globale Zellstoff­trans­porte und Abhol­zungen lassen sich nur durch gezieltes Einsparen minimieren. Im Unter­nehmen ist Papier­ver­meidung und Einsparung aller­dings immer eine Koope­ration aller Abtei­lungen und Mitar­beiter. Für den langfris­tigen Erfolg muss das also im Büro klar kommu­ni­ziert werden – oder das Unter­nehmen wechselt nach und nach gesamt zur papier­losen Arbeit durch DMS in der Cloud.

Schutz-Patron(e) der Umwelt?

War euch bewusst, dass Drucker­tinte eine der teuersten Flüssig­keiten der Welt ist? Als wäre das nicht genug, sind sie obendrauf noch besonders umwelt­schädlich. Die Produktion einer einzigen Drucker­pa­trone verbraucht wohl bis zu 3 Litern an Erdöl. Hinzu kommen noch die meist langen Strecken zwischen Produktion und Verbraucher, die zurück­gelegt werden müssen. Immerhin gibt es viele Hersteller, die nachhaltige Alter­na­tiven anbieten. Hier muss jedoch auf jeden Fall auf eventu­elles “Green­wa­shing” geachtet werden. Außerdem kann der hohe Preis natürlich gerecht­fertigt noch weiter in die Höhe steigen. Ob sich das lohnt?

Nutzt ihr jedoch Drucker­pa­tronen ist es wichtig diese NICHT in den normalen Hausmüll zu entsorgen, sie gelten als Sondermüll. Vor der Entsorgung sollte jedoch erstmal überprüft werden, ob sich die Patronen recyclen lassen.

Atemlos durch die Arbeit?

Die Feinstaub­be­lastung durch Drucker ist ein allgemein bekanntes Problem, das auch die Gesundheit der Mitar­beiter zu belasten droht. Ständiges Lüften ist hier ein Muss. Natürlich schwankt die Belastung von Drucker­modell zu Drucker­modell – doch auch hier glänzt das papierlose Office: Drucken kann weitest­gehend reduziert werden und damit auch der Feinstaub.

Unser Fazit:

Natürlich werden viele in der Branche DMS eine höhere Umwelt­freund­lichkeit zuschreiben, ob gerecht­fertigt oder nicht. Auch wir als IT-Unter­nehmen sind da automa­tisch vorein­ge­nommen. Das sollte man bei dieser Diskussion stets im Hinterkopf behalten werden.
Trotz allem geben auch wir dem papier­losen Büro ein „grünes“ Licht: In unserer Bilanz schneidet es einfach besser ab.
Wir sind außerdem froh, dass das notwendige Bewusstsein für dieses Thema immer weiter wächst. So wird automa­tisch Druck auf Unter­nehmen ausgeübt, digitale Lösungen noch nachhal­tiger zu gestalten, um die Umwelt zu schonen.
Unser Fazit also: Wir sehen die Zukunft nicht als unbeschrie­benes Blatt Papier. Vielleicht aber als Email, pdf oder doc. Das Morgen ist für uns also ganz klar papierlos.