Liest man sich Artikel über Dokumentenmanagementsysteme (DMS) durch, werden diese meist in den Himmel gelobt. Auch zu Recht (sagen wir), wenn es um Funktionalität und Effizienz geht. Schrankmeter und Stauraum können gespart werden, Dokumente werden schneller gefunden und können sogar simultan von verschiedenen Orten eingesehen werden. So wird mobiles Arbeiten zum Klacks und auch Homeoffice ist einfacher denn je möglich.
Allerdings wird häufig auch behauptet, dass ein digitales DMS im papierlosen Büro deutlich umweltschonender sein soll als das klassische Modell. Immerhin spart man Unmengen an Papier, das bei der Produktion CO2 und Wasser verbraucht, sowie schlicht und einfach für das Abholzen von Bäumen sorgt. Aber inwiefern ist DMS wirklich nachhaltiger? Passend für den Earth Day 2021, schauen wir uns das mal genauer an.
E‑Mail vs. Brief – Das CO2-Battle
Fangen wir ganz bei den Grundbausteinen der Digitalisierung an: die Emails, die den Briefverkehr größtenteils abgelöst haben. Für E‑Mails müssen keine Bäume gefällt werden und Druckertinte wird gespart – der erste Blick sagt: Das muss nachhaltiger sein. Liest man sich in das Thema ein, stößt man schnell auf Zahlen: Ein Standardbrief soll für einen CO2-Austoß von etwa 20Gramm verantwortlich sein. Dahingegen soll eine normale E‑Mail für nur etwa 4 Gramm sorgen. Der klare Gewinner also? Ganz so einfach ist das dann aber leider doch nicht. Die Situation ändert sich schon, wenn Videos oder Bilder per Mail verschickt werden, denn dann können sie mehr als 50 Gramm CO2 verursachen. Dazu kommt, dass Emails oft Langzeit gespeichert werden sollen. Auch das sorgt für CO2-Produktion.
Das muss natürlich ins Verhältnis gesetzt werden. Um wieviel steigt der CO2 Ausstoß bei Briefen, die nicht dem Standard entsprechen? Und wie viel des CO2 Ausstoß macht die Verarbeitung von Spammails aus, auf die man nicht unbedingt einen Einfluss haben kann?
Fürs Erste erklären wir aber mal die E‑Mail zum Gewinner – Denn klar ist, im normalen Arbeitsalltag kann einfach nicht mehr auf E‑Mails verzichtet werden.
Also Zeit sich eine andere Baustelle anzuschauen: Das Drucken.
Der Drucker unter Druck
Etwa 40% aller gefällten Bäume sollen auf die Papierindustrie zurückfallen: Drucken ist also bekanntermaßen nicht unbedingt umweltfreundlich – Massen an Papier werden verbraucht, weswegen der Wasser‑, CO2 und Energieverbrauch immer weiter ansteigt. So gehen alleine für ein Blatt herkömmliches Kopierpapier zum Beispiel schon gewaltige 10 Liter Wasser drauf. Gerade im Büro nimmt das dann schnell exponentielles Ausmaß an. Wer sein Büro also so umweltfreundlich wie möglich gestalten möchte, sollte möglichst auf Drucken verzichten.
Unser Tipp, wenn Drucken sein muss:
Wechseln zu Recyclingpapier. Das ist offensichtlich kein revolutionärer Geheimtipp, von dem vorher noch nie gehört wurde. Allerdings ist es einfach effektiv: Denn Recyclingpapier ist einfach eine große Verbesserung zum normalen Papier. Immerhin soll Recyclingpapier einen weitaus kleineren Wasserverbrauch zu haben, mit nur ca. 20l Litern pro Kilo im Vergleich zu den 10 Litern für nur ein Blatt Primärfaserpapier. Auch bei Energieverbrauch und CO2 bewährt sich Recyclingpapier als deutlich sparsamer.
Recyclingpapier – Die Lösung?
Also reicht es einfach auf Recyclingpapier umzusteigen, anstatt direkt in das digitale Dokumentenmanagement zu wechseln?
Nicht ganz. Denn auch diese Art Papier ist eine energieintensive, wertvolle Ressource. Will man die Umwelt nachhaltig schonen, liegt das wohl größte Potential im eingeschränkten, sparsamen Verbrauch. Globale Zellstofftransporte und Abholzungen lassen sich nur durch gezieltes Einsparen minimieren. Im Unternehmen ist Papiervermeidung und Einsparung allerdings immer eine Kooperation aller Abteilungen und Mitarbeiter. Für den langfristigen Erfolg muss das also im Büro klar kommuniziert werden – oder das Unternehmen wechselt nach und nach gesamt zur papierlosen Arbeit durch DMS in der Cloud.
Schutz-Patron(e) der Umwelt?
War euch bewusst, dass Druckertinte eine der teuersten Flüssigkeiten der Welt ist? Als wäre das nicht genug, sind sie obendrauf noch besonders umweltschädlich. Die Produktion einer einzigen Druckerpatrone verbraucht wohl bis zu 3 Litern an Erdöl. Hinzu kommen noch die meist langen Strecken zwischen Produktion und Verbraucher, die zurückgelegt werden müssen. Immerhin gibt es viele Hersteller, die nachhaltige Alternativen anbieten. Hier muss jedoch auf jeden Fall auf eventuelles “Greenwashing” geachtet werden. Außerdem kann der hohe Preis natürlich gerechtfertigt noch weiter in die Höhe steigen. Ob sich das lohnt?
Nutzt ihr jedoch Druckerpatronen ist es wichtig diese NICHT in den normalen Hausmüll zu entsorgen, sie gelten als Sondermüll. Vor der Entsorgung sollte jedoch erstmal überprüft werden, ob sich die Patronen recyclen lassen.
Atemlos durch die Arbeit?
Die Feinstaubbelastung durch Drucker ist ein allgemein bekanntes Problem, das auch die Gesundheit der Mitarbeiter zu belasten droht. Ständiges Lüften ist hier ein Muss. Natürlich schwankt die Belastung von Druckermodell zu Druckermodell – doch auch hier glänzt das papierlose Office: Drucken kann weitestgehend reduziert werden und damit auch der Feinstaub.
Unser Fazit:
Natürlich werden viele in der Branche DMS eine höhere Umweltfreundlichkeit zuschreiben, ob gerechtfertigt oder nicht. Auch wir als IT-Unternehmen sind da automatisch voreingenommen. Das sollte man bei dieser Diskussion stets im Hinterkopf behalten werden.
Trotz allem geben auch wir dem papierlosen Büro ein „grünes“ Licht: In unserer Bilanz schneidet es einfach besser ab.
Wir sind außerdem froh, dass das notwendige Bewusstsein für dieses Thema immer weiter wächst. So wird automatisch Druck auf Unternehmen ausgeübt, digitale Lösungen noch nachhaltiger zu gestalten, um die Umwelt zu schonen.
Unser Fazit also: Wir sehen die Zukunft nicht als unbeschriebenes Blatt Papier. Vielleicht aber als Email, pdf oder doc. Das Morgen ist für uns also ganz klar papierlos.
