Wird 2021 das Jahr des Cloud Compu­tings? Denn laut dem Cloud-Monitor 2020  nutzen bereits ganze 3 von 4 Unter­nehmen Cloud­lö­sungen. Außerdem planen fast 20% der restlichen Unter­nehmen zukünftig zur Cloud zu wechseln. Vielleicht gehören Sie ja dazu?

Keine Sorge, wir haben Ihnen einen Leitfaden erstellt, der Ihnen bei der Entscheidung helfen könnte. Denn für manche mag Cloud tatsächlich nicht die richtige Lösung sein – oder zumindest noch nicht sofort.

On-Premises/ On-prem: Oldie but Goldie?

On-prem als on-site IT-Bereit­stellung ist das tradi­tio­nellste und somit das alt-bewährte Modell. Vielleicht auch das schon langüber­holte Modell? Denn die Cloud­lö­sungen sind deutlich im Vormarsch. Trotzdem ist es möglich, dass on-prem für Sie die richtige Lösung ist und bleibt. Fortschritt hin oder her, on-prem kann noch immer noch einige Vorzüge gegenüber der Cloud vorweisen. Und wenn es für Sie funktio­niert umso besser – Man sagt ja nicht umsonst: Never change a running system. Außerdem ist die Entwick­lungen der on-prem Lösungen ja auch nicht auf der Stelle stehen geblieben. Generell sieht on-prem so aus: Zuerst muss ausge­wählt werden mit welcher Software das Unter­nehmen dauerhaft arbeiten soll, daraufhin wird eine passende Lizenz erworben. Das Daten­ma­nage­ment­system (DMS) wird vor Ort im eigenen Netzwerk einge­richtet und kommu­ni­ziert lokal mit den Userend­ge­räten. Jegliche Daten und Prozesse werden intern administriert.

Vor- und Nachteile:

Daraus geht ein erster Vorteil hervor: Man verwaltet jegliche Daten auf den eigenen Servern, hat somit selbst die Kontrolle darüber, wohin sie gespei­chert werden und was mit ihnen geschieht. Außerdem können die Daten auch prakti­scher­weise ohne Internet abgerufen werden.
Aller­dings besteht das Risiko, dass bei einem Server­zu­sam­men­bruch wichtige Daten verloren gehen könnten. Gegen­wirken kann man da nur durch regel­mäßige Back-ups.
Diese müssen auch, wie die gesamte Wartung und auch Updates selbst durch IT-Fachper­sonal durch­ge­führt werden – Das bedeutet höhere Kosten und mehr Aufwand, aber auch mehr Überblick und Kontrolle für Sie über was wann durch­ge­führt wird.
Das große Plus für On-Premises Lösungen ist, dass sie wesentlich einfacher abänderbar und zu indivi­dua­li­sieren sind als entspre­chende Cloud-Lösungen. Ist Ihnen also Custo­mizing sehr wichtig, dann könnte on-prem durchaus das Richtige für Sie sein.

Generation Cloud – flexibel und mobil

Den Begriffen Cloud und Cloud-Computing kann man sich heutzutage nicht mehr entziehen – so ist man auch unter Druck, sich als Unter­nehmen damit auseinanderzusetzen.
Besonders in Zeiten von Homeoffice winkt die Cloud als die verlo­ckende Lösung. Ist denn die Cloud auch für Sie die richtige Arbeitsmöglichkeit?

DMS über die Public Cloud in ihr Unter­nehmen einzu­führen ist wahrscheinlich die schnellste und einfachste Möglichkeit. Für das Einführen von Cloud als Software as Service (Saas) genügt ein inter­net­fä­higes Endgerät, Sie müssen also nicht in erst in teuere Hardware inves­tieren und sparen damit beacht­liche Einstiegskosten.

Vor- und Nachteile:

Die Vorteile sind offen­sichtlich. Alles was man braucht, um die Daten auch zukünftig jederzeit abrufen zu können ist eine Inter­net­ver­bindung. Es lässt sich so von jedem Endgerät auf die relevanten Prozesse zugreifen – Homeoffice wird damit leicht gemacht. Außerdem ist der Speicher­platz nahezu unlimi­tiert und ständig erwei­terbar. Von Speicher­platz­mangel kann man sich also verabschieden.
Das Heraus­stel­lungs­merkmal der Cloud­lö­sungen sind eindeutig die hohe Kompa­ti­bi­lität durch Schnitt­stellen. So gibt es Lösungen für Ihr Unter­nehmen, egal mit welchen Programmen sie arbeiten.

Ein weiterer Pluspunkt in der Praxis: Die Wartung wird einem abgenommen. Um Updates und Patches muss man sich nicht mehr kümmern und spart so Kosten und Zeit. Auch wenn Sie sich nicht wohl damit fühlen, sämtliche Daten auf externe Server zu übertragen wäre es möglich, dass Sie nicht warm werden mit der Cloud Lösung. Obwohl es da kein Grund zur Sorge gibt, denn in modernen Clouds wird Daten­si­cherheit garan­tiert. Gerade deswegen bietet es sich an, auf einen deutschen Cloudan­bieter zurück­zu­greifen, da diese mit den natio­nalen Regelungen und Daten­schutz­richt­linien bestens vertraut sind.

Indivi­dua­li­sier­barkeit der Cloud wird aller­dings meist höchstens durch ein ‚Pick and Choose‘ System ermög­licht, in dem Sie sich frei und ganz nach Bedarf Apps zusam­men­stellen können. Da in Clouds die Abläufe und Software-Angebote vorge­fertigt und genera­li­siert sind, sind diese zwar schneller imple­men­tiert aber im Zweifelsfall nicht direkt auf Ihr Unter­nehmen zugeschnitten. Reicht das für Ihre Bedürf­nisse also nicht aus, bietet es sich an auf ein anderes Modell zurückzugreifen.

Manche Unter­nehmen stehen eventuell auch ganz einfach vor dem Problem, dass die Umstellung zu groß erscheint. Arbeitet man schon lange mit dem tradi­tio­nellen On-prem Modell, besitzt man bereits Server, sowie laufende Software­li­zenzen und Wartungs­ver­träge. Entscheidet man sich trotzdem für eine Verla­gerung in die Cloud, lässt sich das je nach Anbieter schnell regeln, da diese die Umstellung durch­führen und so den Start erleichtern.
Trotzdem ist die Handhabung eines völlig neuen Systems nicht ohne und muss erstmal erlernt werden, besonders da nicht alle Funktionen immer 1:1 in der Cloud genauso ablaufen. Sind alle Mitar­beiter bereit für die Umstellung, sollte hat man aller­dings nur kurzfristig Verzö­ge­rungen und kann langfristig die Vorteile der Cloud für sein Unter­nehmen genießen.

Das Hybrid Modell – Best of both worlds?

Stehen Sie also vor dem Problem, dass Sie zu Cloud Services wechseln wollen, aber gleich­zeitig noch eigene Server, Daten­speicher oder Softwares in Betrieb haben? Oder wollen Sie einfach von beiden Modellen profi­tieren? Es gibt eine Lösung, bei der Sie Ihre eigene vorhandene Infra­struktur mit den Vorteilen der Cloud reibungslos verbinden können: Das Hybrid Modell. Damit ist nicht einfach gemeint, dass Sie mehrere Einzel­lö­sungen neben­ein­ander, also getrennt vonein­ander, nutzen. Hybrid-Lösungen beinhalten eine Art Integration, in Hard- oder Software, die zwischen lose verknüpften Services die gemeinsame Daten­nutzung möglich macht. Das erlaubt für eine eng verbundene Benut­zer­er­fahrung. Ihre lokalen Softwares können also durch einzelne Cloud­lö­sungen nach Bedarf ergänzt und komple­men­tiert werden.
Im Idealfall sollte der Wechsel zwischen Cloude­igenen und fremden Lösung für den User unmerklich sein, sodass ein reibungs­loser Arbeits­prozess für den Nutzer möglich ist.

Die Vorteile der Hybrid Cloud:

  • Agilität: Anpassung und Flexi­bi­lität sind für jedes Unter­nehmen von höchster Signi­fikanz. Unter­nehmen können Cloud-Services und On-Premises-Ressourcen verbinden, um die für den entschei­denden Konkur­renz­vorteil erfor­der­liche Agilität zu realisieren.
  • Kontrolle: Sie können ganz für sich selbst bestimmen, welche extra Leistungen Sie von der Cloud beziehen und welche Sie bei sich intern im Unter­nehmen belassen.
  • Kosten­ef­fi­zienz: Mit der Option, Ressourcen in der Cloud zu skalieren, zahlen Sie nur dann für zusätz­liche Computing-Leistung, wenn Sie diese tatsächlich in Anspruch nehmen.
  • Einfachheit: Der Wechsel in die Cloud muss keine komplexe Prozedur sein, denn Sie können Ihre Workloads schritt­weise migrieren.
Was das für Sie heißt?

Das Hybrid­modell bildet die perfekte Grundlage zum Übergang in die Cloud.
Denn Sie können phasen­weise lokale Services in die Cloud übertragen, ohne sich dabei Sorgen um laufende Verträge und Lizenzen machen zu müssen. Die Migration in die Cloud, kann so kurz oder lang dauern, wie es für Ihr Unter­nehmen passt.
Für manche Unter­nehmen ist und bleibt das Hybrid­modell auch langfristig die beste Lösung und so endet es nicht für jeden automa­tisch allein in der Cloud.

Migra­ti­ons­meister ecm:one?

Nachdem wir schon vielen großen und kleinen Betrieben den Weg in das Hybrid-Modell geebnet haben, können wir mit Zuver­sicht sagen:
Die ecm:one kann nicht nur on-prem oder Cloud, auch für Ihre Hybri­dan­sprüche haben wir die richtige Lösung. DMS wie Sie es wollen und wann Sie es wollen ist also kein Problem mehr – Deswegen verein­baren Sie jetzt kostenlos den ersten Beratungs­termin, damit wir zusammen die perfekte Lösung für Ihr Unter­nehmen finden können.