Home­of­fice ist wohl mindes­tens seit dem letzten Jahr nicht mehr wegzudenken.
Als die Alter­na­tive zu der Arbeit vor Ort, bringt es sogar viele Vorteile mit sich:
Eine höhere Auto­nomie und Zeit­sou­ver­a­nität der Mitar­beiter, eine poten­tiell bessere Work-Life-Balance und der Wegfall der Fahrt­zeiten sind nur einige Beispiele dafür.
Trotzdem ist Home­of­fice nicht für jeden etwas und stellt Viele vor ganz neue Herausforderungen.

Deswegen teilen wir mit euch unsere fünf besten Tipps, wie ihr das Home­of­fice für euch einfa­cher und gesünder gestalten könnt:

1. Mach Platz! – für den desi­gnierten Arbeitsbereich

Arbeits­un­ter­lagen, die überall in der Wohnung verstreut sind und auch mal private Dinge schnell am Dienst-PC erle­digen? Viele Mitar­beiter werden im Home­of­fice vor die Heraus­for­de­rung gestellt, klar zwischen Privatem und Arbeit zu trennen. Das stresst und setzt unnötig unter Druck.
Deswegen bietet es sich an, einen kleinen Bereich nur für die Arbeit einzu­richten. Das kann ein ganzes Zimmer oder einfach ein abge­trennter Arbeits­be­reich sein – Der dementspre­chend dann nur zum Arbeiten genutzt wird. Das hilft den privaten Versu­chungen zu wider­stehen und auf Dauer produk­tiver daheim arbeiten zu können.

Unser Geheim­tipp: Ein extra Platz, schön und gut. Mit Konzen­tra­tion ist aber immer noch nichts? Wer sich gerne von der Produk­ti­vität anderer anste­cken lässt, etwa durch das Tastenkla­ckern anderer Mitar­beiter, der kann diese Atmo­sphäre auch imitieren. Auf Youtube, Spotify und Co gibt es genü­gend “Office-Ambi­ance” und “Office Sounds” Play­lists – Da ist für jeden die Rich­tige dabei. Zusätz­li­cher Bonus? Den Lärm von außen – etwa durch die Kinder, Mitbe­wohner oder Baustel­len­lärm – kann so einfach über­tönt werden.

2. Gute Zeiten, Schlechte Zeiten – der passende Zeit­plan für dich

Gerade zuhause kann es sich als schwierig erweisen sich voll auf die Arbeit einzulassen.
Da muss noch schnell die Wasch­ma­schine ange­macht werden, der Rasen gemäht oder Essen gemacht werden.
Zu tun zuhause ist viel – Doch die Arbeit darf dabei natür­lich nicht unter­gehen. Deswegen lohnt es sich wirk­lich, einen festen Zeit­plan auszu­ar­beiten, der in euren Tag passt. Ganz wichtig: Mit genü­gend Pausen! Denn hat man es mal geschafft in den “Arbeits­flow” zu kommen, ist man viel­leicht unwillig diesen zu unter­bre­chen. Das ist aber nötig, um lang­fristig produktiv arbeiten zu können. Also heißt es sich an den Plan halten.
Einfach gesagt als getan? In den ersten Wochen des Home­of­fice gut möglich, da die Umstel­lung doch sehr groß ist. Aber genau da ist es wichtig durch­zu­ziehen – Denn es heißt nach ca. zwei Monaten hat sich eine Gewohn­heit etabliert und das Verhalten funk­tio­niert ganz auto­ma­tisch. Tag für Tag wird es also einfa­cher sich an den Zeit­plan zu halten und Arbeit von Privatem zu trennen.

Ein weiterer Vorteil des festen Zeit­plans? Er lässt sich ganz einfach mit dem Haus­halt kommu­ni­zieren – mit der Notiz von dann bis dann bitte nicht stören. Außerdem erhält man so even­tuell auch Gesell­schaft für die ein oder andere Kaffee­pause, ganz wie im Büro.

3. Bleib in Bewe­gung – Die Pausen richtig nutzen

Gerade haben wir schon erör­tert: Pausen machen ist wichtig. Aber wie die Pausen am Besten verbringen?
Sitzt man den ganzen Tag gebeugt über dem Laptop fehlt dem Körper eines ganz drin­gend: Bewe­gung. Deswegen ist es sinn­voll, ab und zu für ein paar Minuten aufzu­stehen, sich zu dehnen oder sogar eine kleine Spor­t­runde einzu­legen. Je nach Länge der Pause natürlich.
Sagen kann das jeder – an der Umset­zung hapert es? Gerade, wenn noch so viel im Haus­halt zu tun ist.
Aber auch eine Runde Gassi mit dem Hund, eine Abwasch-Session mit Musik oder mit den Kindern spielen – das sorgt eben­falls für die nötige Bewe­gung  und Abwechslung!
Was auch okay ist? Einfach mal ein paar Minuten gar nichts tun. Manchmal braucht man das einfach. Trotzdem empfehlen wir auch hier zumin­dest kurz die Augen von den Displays zu nehmen, um auch Ihnen eine wohl­ver­diente Pause zu gönnen.

Unser Geheim­tipp: Obwohl, so geheim ist der gar nicht. Einfach mal das Fenster weit aufreißen! Frische Luft bringt frischen Wind in die Arbeit und in den Kopf.

4. Let’s stay in touch – In Kontakt bleiben

Aus den Augen aus dem Sinn? Die Arbeit kann schnell zur Isola­tion führen. Immerhin fehlen die Gespräche mit Kollegen zwischen­drin, ob in der Kaffee­pause, bei einem Meeting oder beim Brain­stor­ming. Klar, Meetings gehen auch online und die Kollegen sind auch nur eine Nach­richt oder Mail entfernt. Zwischen­mensch­lich ist das aller­dings einfach nicht vergleichbar. Da ist Frus­tra­tion vorpro­gram­miert – oder?
Um nicht in diese Isola­ti­ons­falle zu geraten, heißt es selbst aktiv zu werden. Bei Fragen einfach mal den Hörer in die Hand nehmen und durch­rufen, anstatt nur eine Nach­richt zu schi­cken. Viel­leicht auch einfach mal über Video zusammen oder neben­ein­ander arbeiten? Das macht es auch viel leichter, sich an seinen Zeit­plan zu halten und sich nicht ablenken zu lassen.
Auch die Team­leiter sollten dafür sorgen, dass es einen regel­mä­ßigen Austausch gibt – So kann sicher­ge­stellt werden, dass jeder weiß was gerade ansteht und wichtig ist.
Ersatz für soziale Inter­ak­tion mit den Kollegen vor Ort kann das viel­leicht nicht ersetzen, aber isoliert muss man sich auch nicht mehr fühlen.
Und die Pausen muss man ja auch nicht unbe­dingt allein verbringen – Dafür müssen dann nur Haus­halts­mit­glieder für die Kollegen einspringen.

Unser Geheim­tipp: Der wurde eigent­lich schon genannt: Bei uns im Team der ecm:one gibt es wöchent­lich ein Meeting mit allen Mitar­bei­tern. Hier wird dann berichtet wer was in der letzten Woche erle­digt hat und was für die nächste Zeit ansteht. Alle bleiben also up-to-date und man verliert seine Kollegen nicht aus den Augen.

5. Cloud Number 9 – Home­of­fice mit Cloud leicht gemacht

Für uns natür­lich DER Tipp schlechthin: Die Cloud ist absolut unum­gäng­lich für produk­tives Arbeiten im Homeoffice.
Gesamte Arbeits­pro­zesse und Bereiche können digital verlegt werden, was mobiles Arbeiten über­haupt erst bequem möglich macht.
Mit digi­talen DMS (Doku­men­ten­ma­nage­ment-System) können Doku­mente orga­ni­siert, ausge­lesen und archi­viert werden, sodass die nötigen Infor­ma­tionen jeder­zeit von jedem Ort aus abrufbar sind. Für ein benö­tigtes Doku­ment müsst ihr also nicht mehr ins Büro fahren, ihr könnt es einfach mit ein paar Klicks digital finden und abrufen. Auch Arbeits­ab­läufe können ganz leicht in der Cloud gestartet und über­prüft werden: Damit jeder up-to-date bleibt und den Über­blick behält.
Home­of­fice ist hart genug, es muss nicht noch zusätz­lich durch unprak­ti­sche Prozesse und Unüber­sicht­lich­keit erschwert werden. Ein DMS in der Cloud schafft hier Abhilfe, sorgt für die nötige Trans­pa­renz und (Daten)Sicherheit am Arbeits­platz: Damit allen Mitar­bei­tern das Home­of­fice so komfor­tabel wie nur möglich gestaltet wird.
Ist euer Unter­nehmen also noch nicht in die Cloud migriert, lohnt es sich genau jetzt damit anzufangen.
Denn wenn uns das letzte Jahr etwas gezeigt hat, dann das Home­of­fice und mobiles Arbeiten “here to stay” ist.

Unsere Empfeh­lungen für den reibungs­losen Start:

  • Die perfekte Basis für die Arbeit in der Cloud: d.velop documents
  • Eingangs­rech­nungen ganz einfach mit KI verar­beitet und auslesen lassen – auto­ma­ti­sche Kontie­rung  inklu­sive: ecm:one Invoices for DATEV
  • Ausgangbe­lege auto­ma­tisch archi­vieren lassen und an DATEV über­geben: ecm:one ERP documents
  • Bestehende Doku­mente inner­halb von Sekunden zu gepflegten Akten orga­ni­sieren lassen: ecm:one FolderG[enerator]
  • Doku­mente blitz­schnell und von jeder Anwen­dung richtig ablegen: ecm:one Drop­zone
  • Tasten­kom­bi­na­tion eingeben, Suchen und sofort Finden: ecm:one HotKey
  • HR goes digital: ecm:one Digi­tale Personalakte
  • Arbeits­ab­läufe digital orga­ni­sieren und controllen: ecm:one Work­flows

Letzt­end­lich muss jeder für sich selbst entscheiden, wie er das Home­of­fice gestaltet. Für den einen funk­tio­nieren unsere Tipps viel­leicht, für andere sind sie nicht umsetzbar. So oder so, eure Gesund­heit sollte Prio­rität sein – Sowohl die Physi­sche als auch die Mentale. Merkt ihr, dass ihr unter der aktu­ellen Situa­tion leidet? Das ist absolut verständ­lich und kann nicht auf wunder­same Weise mit nur frischer Luft und Bewe­gung geheilt werden. Holt euch die Unter­stüt­zung, die ihr benö­tigt. Und noch ein letzter Tipp am Ende: Wissen, wann es reicht. Nur weil ihr von zuhause aus Arbeitet, müsst ihr nicht 24/7 erreichbar sein. Wenn ihr eure Stunden gear­beitet habt, klappt den Laptop zu und widmet euch ganz dem Feier­abend. Die Arbeit wird noch morgen da sein – und kann bis dahin auf euch warten.

Nutzt diesen Artikel viel­leicht als Anstoß, mal ein biss­chen mehr auf euch und eure Gewohn­heiten zu achten. Nicht umsonst gibt es den “Tag der Sicher­heit und Gesund­heit am Arbeits­platz” – denn auch im Home­of­fice geht eure Gesund­heit vor.