Homeoffice ist wohl mindestens seit dem letzten Jahr nicht mehr wegzudenken.
Als die Alter­native zu der Arbeit vor Ort, bringt es sogar viele Vorteile mit sich:
Eine höhere Autonomie und Zeitsou­ver­a­nität der Mitar­beiter, eine poten­tiell bessere Work-Life-Balance und der Wegfall der Fahrt­zeiten sind nur einige Beispiele dafür.
Trotzdem ist Homeoffice nicht für jeden etwas und stellt Viele vor ganz neue Herausforderungen.

Deswegen teilen wir mit euch unsere fünf besten Tipps, wie ihr das Homeoffice für euch einfacher und gesünder gestalten könnt:

1. Mach Platz! – für den designierten Arbeitsbereich

Arbeits­un­ter­lagen, die überall in der Wohnung verstreut sind und auch mal private Dinge schnell am Dienst-PC erledigen? Viele Mitar­beiter werden im Homeoffice vor die Heraus­for­derung gestellt, klar zwischen Privatem und Arbeit zu trennen. Das stresst und setzt unnötig unter Druck.
Deswegen bietet es sich an, einen kleinen Bereich nur für die Arbeit einzu­richten. Das kann ein ganzes Zimmer oder einfach ein abgetrennter Arbeits­be­reich sein – Der dementspre­chend dann nur zum Arbeiten genutzt wird. Das hilft den privaten Versu­chungen zu wider­stehen und auf Dauer produk­tiver daheim arbeiten zu können.

Unser Geheimtipp: Ein extra Platz, schön und gut. Mit Konzen­tration ist aber immer noch nichts? Wer sich gerne von der Produk­ti­vität anderer anstecken lässt, etwa durch das Tastenkla­ckern anderer Mitar­beiter, der kann diese Atmosphäre auch imitieren. Auf Youtube, Spotify und Co gibt es genügend “Office-Ambiance” und “Office Sounds” Playlists – Da ist für jeden die Richtige dabei. Zusätz­licher Bonus? Den Lärm von außen – etwa durch die Kinder, Mitbe­wohner oder Baustel­lenlärm – kann so einfach übertönt werden.

2. Gute Zeiten, Schlechte Zeiten – der passende Zeitplan für dich

Gerade zuhause kann es sich als schwierig erweisen sich voll auf die Arbeit einzulassen.
Da muss noch schnell die Wasch­ma­schine angemacht werden, der Rasen gemäht oder Essen gemacht werden.
Zu tun zuhause ist viel – Doch die Arbeit darf dabei natürlich nicht unter­gehen. Deswegen lohnt es sich wirklich, einen festen Zeitplan auszu­ar­beiten, der in euren Tag passt. Ganz wichtig: Mit genügend Pausen! Denn hat man es mal geschafft in den “Arbeitsflow” zu kommen, ist man vielleicht unwillig diesen zu unter­brechen. Das ist aber nötig, um langfristig produktiv arbeiten zu können. Also heißt es sich an den Plan halten.
Einfach gesagt als getan? In den ersten Wochen des Homeoffice gut möglich, da die Umstellung doch sehr groß ist. Aber genau da ist es wichtig durch­zu­ziehen – Denn es heißt nach ca. zwei Monaten hat sich eine Gewohnheit etabliert und das Verhalten funktio­niert ganz automa­tisch. Tag für Tag wird es also einfacher sich an den Zeitplan zu halten und Arbeit von Privatem zu trennen.

Ein weiterer Vorteil des festen Zeitplans? Er lässt sich ganz einfach mit dem Haushalt kommu­ni­zieren – mit der Notiz von dann bis dann bitte nicht stören. Außerdem erhält man so eventuell auch Gesell­schaft für die ein oder andere Kaffee­pause, ganz wie im Büro.

3. Bleib in Bewegung – Die Pausen richtig nutzen

Gerade haben wir schon erörtert: Pausen machen ist wichtig. Aber wie die Pausen am Besten verbringen?
Sitzt man den ganzen Tag gebeugt über dem Laptop fehlt dem Körper eines ganz dringend: Bewegung. Deswegen ist es sinnvoll, ab und zu für ein paar Minuten aufzu­stehen, sich zu dehnen oder sogar eine kleine Sport­runde einzu­legen. Je nach Länge der Pause natürlich.
Sagen kann das jeder – an der Umsetzung hapert es? Gerade, wenn noch so viel im Haushalt zu tun ist.
Aber auch eine Runde Gassi mit dem Hund, eine Abwasch-Session mit Musik oder mit den Kindern spielen – das sorgt ebenfalls für die nötige Bewegung  und Abwechslung!
Was auch okay ist? Einfach mal ein paar Minuten gar nichts tun. Manchmal braucht man das einfach. Trotzdem empfehlen wir auch hier zumindest kurz die Augen von den Displays zu nehmen, um auch Ihnen eine wohlver­diente Pause zu gönnen.

Unser Geheimtipp: Obwohl, so geheim ist der gar nicht. Einfach mal das Fenster weit aufreißen! Frische Luft bringt frischen Wind in die Arbeit und in den Kopf.

4. Let’s stay in touch – In Kontakt bleiben

Aus den Augen aus dem Sinn? Die Arbeit kann schnell zur Isolation führen. Immerhin fehlen die Gespräche mit Kollegen zwischendrin, ob in der Kaffee­pause, bei einem Meeting oder beim Brain­storming. Klar, Meetings gehen auch online und die Kollegen sind auch nur eine Nachricht oder Mail entfernt. Zwischen­menschlich ist das aller­dings einfach nicht vergleichbar. Da ist Frustration vorpro­gram­miert – oder?
Um nicht in diese Isola­ti­ons­falle zu geraten, heißt es selbst aktiv zu werden. Bei Fragen einfach mal den Hörer in die Hand nehmen und durch­rufen, anstatt nur eine Nachricht zu schicken. Vielleicht auch einfach mal über Video zusammen oder neben­ein­ander arbeiten? Das macht es auch viel leichter, sich an seinen Zeitplan zu halten und sich nicht ablenken zu lassen.
Auch die Teamleiter sollten dafür sorgen, dass es einen regel­mä­ßigen Austausch gibt – So kann sicher­ge­stellt werden, dass jeder weiß was gerade ansteht und wichtig ist.
Ersatz für soziale Inter­aktion mit den Kollegen vor Ort kann das vielleicht nicht ersetzen, aber isoliert muss man sich auch nicht mehr fühlen.
Und die Pausen muss man ja auch nicht unbedingt allein verbringen – Dafür müssen dann nur Haushalts­mit­glieder für die Kollegen einspringen.

Unser Geheimtipp: Der wurde eigentlich schon genannt: Bei uns im Team der ecm:one gibt es wöchentlich ein Meeting mit allen Mitar­beitern. Hier wird dann berichtet wer was in der letzten Woche erledigt hat und was für die nächste Zeit ansteht. Alle bleiben also up-to-date und man verliert seine Kollegen nicht aus den Augen.

5. Cloud Number 9 – Homeoffice mit Cloud leicht gemacht

Für uns natürlich DER Tipp schlechthin: Die Cloud ist absolut unumgänglich für produk­tives Arbeiten im Homeoffice.
Gesamte Arbeits­pro­zesse und Bereiche können digital verlegt werden, was mobiles Arbeiten überhaupt erst bequem möglich macht.
Mit digitalen DMS (Dokumen­ten­ma­nagement-System) können Dokumente organi­siert, ausge­lesen und archi­viert werden, sodass die nötigen Infor­ma­tionen jederzeit von jedem Ort aus abrufbar sind. Für ein benötigtes Dokument müsst ihr also nicht mehr ins Büro fahren, ihr könnt es einfach mit ein paar Klicks digital finden und abrufen. Auch Arbeits­ab­läufe können ganz leicht in der Cloud gestartet und überprüft werden: Damit jeder up-to-date bleibt und den Überblick behält.
Homeoffice ist hart genug, es muss nicht noch zusätzlich durch unprak­tische Prozesse und Unüber­sicht­lichkeit erschwert werden. Ein DMS in der Cloud schafft hier Abhilfe, sorgt für die nötige Trans­parenz und (Daten)Sicherheit am Arbeits­platz: Damit allen Mitar­beitern das Homeoffice so komfor­tabel wie nur möglich gestaltet wird.
Ist euer Unter­nehmen also noch nicht in die Cloud migriert, lohnt es sich genau jetzt damit anzufangen.
Denn wenn uns das letzte Jahr etwas gezeigt hat, dann das Homeoffice und mobiles Arbeiten “here to stay” ist.

Unsere Empfeh­lungen für den reibungs­losen Start:

  • Die perfekte Basis für die Arbeit in der Cloud: d.velop documents
  • Eingangs­rech­nungen ganz einfach mit KI verar­beitet und auslesen lassen – automa­tische Kontierung  inklusive: ecm:one Invoices for DATEV
  • Ausgangbelege automa­tisch archi­vieren lassen und an DATEV übergeben: ecm:one ERP documents
  • Bestehende Dokumente innerhalb von Sekunden zu gepflegten Akten organi­sieren lassen: ecm:one FolderG[enerator]
  • Dokumente blitz­schnell und von jeder Anwendung richtig ablegen: ecm:one Dropzone
  • Tasten­kom­bi­nation eingeben, Suchen und sofort Finden: ecm:one HotKey
  • HR goes digital: ecm:one Digitale Personalakte
  • Arbeits­ab­läufe digital organi­sieren und controllen: ecm:one Workflows

Letzt­endlich muss jeder für sich selbst entscheiden, wie er das Homeoffice gestaltet. Für den einen funktio­nieren unsere Tipps vielleicht, für andere sind sie nicht umsetzbar. So oder so, eure Gesundheit sollte Priorität sein – Sowohl die Physische als auch die Mentale. Merkt ihr, dass ihr unter der aktuellen Situation leidet? Das ist absolut verständlich und kann nicht auf wundersame Weise mit nur frischer Luft und Bewegung geheilt werden. Holt euch die Unter­stützung, die ihr benötigt. Und noch ein letzter Tipp am Ende: Wissen, wann es reicht. Nur weil ihr von zuhause aus Arbeitet, müsst ihr nicht 24/7 erreichbar sein. Wenn ihr eure Stunden gearbeitet habt, klappt den Laptop zu und widmet euch ganz dem Feier­abend. Die Arbeit wird noch morgen da sein – und kann bis dahin auf euch warten.

Nutzt diesen Artikel vielleicht als Anstoß, mal ein bisschen mehr auf euch und eure Gewohn­heiten zu achten. Nicht umsonst gibt es den “Tag der Sicherheit und Gesundheit am Arbeits­platz” – denn auch im Homeoffice geht eure Gesundheit vor.