Lexoffice-Integration für die Digitale Auftragsakte

Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Ausgangsrechnungen aus Lexoffice automatisch der richtigen Akte zuordnen und revisionssicher archivieren — auf Basis von d.velop documents.

Was die Lexoffice-Integration verbindet

Die Lexoffice-Integration von ecm:one verbindet Lexoffice mit der digitalen Auftragsakte in d.velop documents. Anders als bei den Rechnungseingangs-Integrationen geht es hier um ausgehende Belege: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Ausgangsrechnungen werden automatisch ausgelesen, dem passenden Auftrag zugeordnet und gesetzeskonform archiviert – Lieferscheine acht Jahre, Rechnungen zehn Jahre.

So läuft der Beleg durch

Vom Beleg in Lexoffice bis zur fertigen Auftragsakte in vier Schritten.

01 Entstehung

Beleg in Lexoffice

Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung wird in Lexoffice erzeugt.

02 Übergabe

Beleg übernehmen

Der Beleg wird automatisch an d.velop documents übergeben.

03 Zuordnung

Akte finden

Auftragsnummer und Kundendaten werden ausgelesen und dem richtigen Vorgang zugeordnet.

04 Archivierung

revisionssicher ablegen

Der Beleg landet in der Auftragsakte und erfüllt die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Welche Lexoffice-Schnittstellen unterstützt werden

Überblick über Richtung, übergebene Daten und Voraussetzungen je Schnittstelle.

Schnittstelle	Richtung	Übergebene Daten	Voraussetzung
Belegeübergabe	Lexoffice → ecm:one	Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Ausgangsrechnungen	Lexoffice-Konto
Stammdaten	Lexoffice → ecm:one	Kunden- und Auftragsdaten für die Zuordnung zur Akte	Lexoffice-Konto
Aktenanlage	ecm:one intern	Automatische Anlage und Aktualisierung der Auftragsakte	Template Management
E-Rechnungserzeugung	ecm:one → Empfänger	Erzeugung von E-Rechnungen aus PDF-Ausgangsrechnungen	ERP documents

Die Ablage erfolgt revisionssicher und gesetzeskonform. Lieferscheine, die als Buchungsbeleg gelten, sind acht Jahre aufzubewahren, Rechnungen zehn Jahre. Voraussetzung ist d.velop documents business oder ultimate.