Mit den neuen DATEV-Anbindungen erweitert ecm:one die Möglichkeiten zur automatisierten Datenverwaltung in zwei zentralen Bereichen: Lieferantenstammdaten und Personalakten. Die von Aysha entwickelte Lieferantenschnittstelle ermöglicht die Übertragung von Stammdaten aus ecm:one nach DATEV. Parallel dazu sorgt die von Franka umgesetzte Synchronisation von Personalakten, Mitarbeiterstammdaten und Dokumenten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung (Lohnaustauschdatenservice, hr:exchange) für einen durchgängigen Datenaustausch zwischen DATEV und ecm:one. Beide Integrationen reduzieren manuelle Aufwände und schaffen transparente, sichere Prozesse. Darüber hinaus ermöglicht die Schnittstelle DATEV Buchungsdatenservice (accounting.extf-files) den automatisierten Austausch von Buchungsdaten im EXTF-Format. Eine weitere Schnittstelle, der DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen (accounting:documents), ermöglicht die strukturierte Ablage und Übertragung von Belegen direkt aus ecm:one.
Damit der Datenaustausch nicht nur schnell, sondern auch zuverlässig funktioniert, werden alle relevanten Informationen bereits vor der Übertragung geprüft.
Bevor Daten übertragen werden, greifen Vorprüfungen, die typische formale oder inhaltliche Fehler frühzeitig sichtbar machen. So lassen sich fehlende Pflichtangaben oder unplausible Werte direkt korrigieren, bevor fehlerhafte Datensätze überhaupt in DATEV ankommen. Und selbst wenn DATEV trotz dieser Checks eine Verarbeitung ablehnt, bleibt der Prozess nachvollziehbar: Die Rückmeldung wird strukturiert aufbereitet, inklusive konkreter Hinweise zu Ursache und betroffenen Feldern, damit Korrekturen schnell möglich sind.
Wie die beiden DATEV-Anbindungen entstanden sind, welche technischen Herausforderungen dabei gelöst werden mussten und worauf es aus Sicht der Entwicklerinnen besonders ankam, erzählen Aysha und Franka im anschließenden Interview.
Welches konkrete Problem löst die neue DATEV-Schnittstelle für unsere Kunden?
Aysha:
Vorher mussten Kunden ihre Stammdaten manuell zwischen ecm:one und DATEV abgleichen. Das war zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit der neuen Schnittstelle erfolgt die Übertragung automatisch per Klick, was Zeit spart und Fehler reduziert.
Franka:
Durch die Schnittstelle können Personalakten, die schon bei DATEV angelegt sind, ganz einfach synchronisiert werden und somit automatisch als Personalakten mit den passenden Metadaten hochgeladen werden. Außerdem können ebenfalls Dokumente, die in DATEV bestehen (LOBN / Lohnaustauschdatenservice hr:exchange, LOSB / Lohnauswertungsdatenservice hr:payrollreports), in die ecm:one Umgebung geholt werden, sodass diese nicht mehr einzeln übertragen werden müssen.
Was war eure Rolle im Projekt?
Aysha:
Ich war als Entwicklerin an der ecm:one Lieferantenanwendung beteiligt. Meine Hauptaufgabe war die Konzeption und Umsetzung der DATEV-Schnittstelle, damit Kunden ihre Lieferantenstammdaten direkt aus unserem System an DATEV übertragen können.
Franka:
Das DATEV-Personaldaten Projekt hat mich seitdem ich hier vor einigen Monaten angefangen habe, begleitet und es ist aufregend zu sehen, dass es sich jetzt langsam dem Ende zuneigt.
Welche Qualitätsanforderungen waren besonders wichtig?
Aysha:
Besonders wichtig waren Datenqualität, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Vor jeder Übertragung werden die Daten validiert, die Anmeldung erfolgt sicher über OAuth2 und sensible Informationen werden nicht im Logging gespeichert.
Franka:
Besonders der sichere Umgang des Access-Token hat eine wichtige Rolle gespielt, damit der Login reibungslos und ohne Sicherheitslücken ablaufen kann.
Wie habt ihr sichergestellt, dass die Daten korrekt übertragen werden?
Aysha:
Die Zuordnung der ERP-Felder zu den DATEV-Feldern ist fest im System definiert. Zusätzlich werden die Daten vor dem Upload validiert und anschließend noch einmal von DATEV geprüft.
Franka:
Für die Personalakte werden die relevanten Metadaten aus der Datev-Personalakte, direkt im Code den passenden Eigenschaften der ecm:one-Personalakte zugeordnet. Existiert schon eine Akte mit einer bestimmten Personalnummer im ecm:one System werden ihre Metadaten aktualisiert, wenn nicht, wird eine neue angelegt.
Gab es Herausforderungen während der Entwicklung?
Aysha:
Ja, es gab verschiedene Herausforderungen, zum Beispiel Probleme mit Redirect‑URLs, CSV‑Encoding, Trennzeichen beim Import oder Logout‑Prozessen. Viele dieser Themen konnten wir durch Tests und Debugging lösen.
Franka:
Eine Zeit lang sind die Nutzerdaten, die bei der Anmeldung bei DATEV angezeigt werden, nach einem Page Refresh einfach verschwunden. Daraus haben wir gelernt: Eine konsistente Datenübergabe ist schon wichtig.
Was war der schwierigste Teil – fachlich und technisch?
Aysha:
Der technisch anspruchsvollste Teil war die OAuth2‑Integration mit DATEV. Dabei ging es um die sichere Authentifizierung, die Verwaltung der Tokens und die Verarbeitung der Upload‑Ergebnisse. Außerdem verhielt sich die Sandbox teilweise anders als beschrieben, was zusätzliche Tests erforderlich machte.
Franka:
Der schwierigste Teil war vermutlich die Architektur so aufzubauen, dass alles modularisiert ist, damit alle Teile gut zusammenspielen können. Da musste ich ein wenig experimentieren, bevor ich eine gute Lösung gefunden habe.
Was war das schönste Feedback, das ihr bekommen habt?
Aysha:
Das schönste Feedback war, als der Prüfer bestätigt hat, dass die Schnittstelle einwandfrei funktioniert und für die Produktion freigegeben werden kann.
Franka:
Besonders hat es mir natürlich gefallen, als dann alles so funktioniert hat wie ich wollte und wir auch die erste DATEV‑Prüfung für die Dokumentensynchronisation bestanden haben!
